Segala Hal tentang Invoice yang Harus Diketahui Pengusaha!

Anda yang punya pengalaman bekerja baik di perusahaan dagang, manufaktur, maupun jasa pasti sudah tak asing lagi dengan istilah invoice. Dokumen yang disebut ‘invoice’ ini, memang sangat esensial bagi perusahaan. Oleh karena itu, pada artikel kali ini, kami akan mengulas lebih jauh serba-serbi invoice yang wajib Anda ketahui!

Invoice

Invoice— secara sederhana— adalah sebuah dokumen penagihan yang dikeluarkan oleh penjual untuk kemudian diserahkan pada pembeli. Penyerahan invoice pada pembeli bertujuan agar pembeli mengetahui berapa banyak biaya yang harus dibayarkan kepada penjual atas barang atau jasa yang dibeli.

Invoice menunjukkan bahwa pembeli masih berutang kepada penjual atas barang atau jasa yang di-order.

Dokumen ini biasanya dibuat sebanyak tiga rangkap. Satu rangkap untuk pembeli, rangkap yang kedua disimpan oleh penjual sebagai lampiran penagihan, dan rangkap yang terakhir disimpan ke dalam buku faktur.

Fungsi dan Manfaat Invoice

Mengingat perannya yang sangat esensial bagi perusahaan, invoice atau faktur tentu memiliki segudang fungsi dan manfaat bagi perusahaan.

Pertama, invoice tentu saja berfungsi untuk mencatat segala transaksi utang dan piutang yang dilakukan oleh perusahaan.

Kedua— karena invoice mencatat informasi transaksi yang detail dan runut— invoice dapat menjadi sumber rujukan yang sah apabila terjadi masalah dalam transaksi, misalnya masalah dalam pembayaran tagihan maupun dalam pengiriman produk.

Ketiga, dengan adanya invoice, perusahaan Anda jadi punya bahan rujukan yang jelas dalam memposting transaksi utang-piutang ke dalam laporan keuangan perusahaan.

Keempat, invoice juga bermanfaat sebagai acuan yang sah apabila perusahaan ingin menjual kembali barang yang telah dibelinya ke pihak lain.

Macam-macam Invoice

Selain memiliki banyak fungsi dan manfaat, invoice juga terdiri dari beberapa jenis, antara lain invoice biasa, invoice proforma, dan invoice konsuler.

Invoice Biasa

Invoice biasa adalah yang paling umum digunakan. Biasanya berupa keterangan mengenai detail transaksi pihak penjual dan pembeli seperti informasi mengenai rincian item yang dibeli atau dipesan, jumlah item, harga satuan per item, serta total harga yang harus dibayar pembeli/pemesan.

Invoice Proforma

Invoice ini lazim digunakan ketika produk yang dibeli akan dikirimkan secara bertahap. Oleh karena itulah, invoice proforma ini bersifat sementara saja. Jika seluruh barang yang dipesan atau dibeli sudah terkirim semua, maka invoice proforma yang sifatnya temporal ini akan diganti dengan invoice biasa.

Invoice Konsuler

Invoice konsuler secara khusus digunakan dalam transaksi internasional, misalnya dalam kegiatan ekspor dan impor produk. Maka dari itu, invoice jenis ini harus melalui pengesahan dan mendapat izin dari negara yang menerima impor serta dari kedutaan negara asal pengekspor.

**Cara Membuat Invoice yang Baik dan Benar**

Pada dasarnya, tidak ada format yang pasti dalam membuat invoice. Namun, terdapat beberapa komponen yang ‘wajib ada’ di dalam invoice. Anda cukup mengaplikasikan komponen-komponen wajib tersebut ke dalam invoice Anda. Komponen-komponen invoice mencakup:

Keterangan Perusahaan Pembeli

Berisi keterangan identitas perusahaan pembeli seperti nama perusahaan dan alamat perusahaan.

Keterangan Perusahaan Penjual

Berisi keterangan identitas perusahaan penjual seperti nama perusahaan dan alamat perusahaan.

Tanggal Transaksi

Berisi informasi mengenai detail tanggal terjadinya transaksi antara perusahaan penjual dengan perusahaan pembeli.

Informasi Produk yang Dibeli

Komponen ini diisi dengan keterangan mengenai nama dan jenis produk (baik barang maupun jasa) yang dipesan, kuantitas, beserta harga per item produknya. Dari informasi-informasi inilah, akan diketahui total biaya yang harus dibayarkan pembeli kepada penjual (sebelum pajak).

Besaran Pajak

Besaran pajak yang dikenakan atas barang yang diperjualbelikan dalam transaksi tersebut.

Harga yang Harus Dibayar atau Ditagih setelah Pajak

Seringkali informasi ini tidak dicantumkan dalam invoice sebab bersifat opsional. Isinya adalah besaran harga total setelah dikenakan pajak.

Contoh Invoice

Karena tadi disebutkan bahwa ada invoice yang menyertakan harga setelah pajak dan ada pula yang tidak menyertakannya, berikut kami berikan contoh untuk keduanya agar tidak membingungkan.

Contoh Invoice Tanpa Harga Total setelah Pajak

Contoh Invoice yang Dilengkapi Harga Total setelah Pajak

Invoice memang sangat berguna sebagai bukti sekaligus rujukan dalam memposting transaksi piutang ke dalam laporan keuangan perusahaan. Laporan keuangan memang sudah semestinya disusun secermat dan seakurat mungkin. Apalagi, menyusun laporan keuangan kini sudah tidak sulit lagi dengan bantuan para konsultan akuntansi yang profesional!