Fungsi dan Pentingnya Purchase Order Bagi Bisnis

Aktivitas pembelian merupakan aktivitas yang tidak dapat dipisahkan dari kehidupan kita. Setiap harinya, kita pasti melakukan pembelian baik untuk kebutuhan primer, sekunder, atau bahkan tersier.

 

Hal yang sama juga berlaku bagi perusahaan yang dalam menjalankan operasionalnya, tidak dapat lepas dari aktivitas pembelian, baik pembelian bahan baku produksi maupun barang pendukung operasional lainnya.

 

Namun, ada 1 (satu) hal yang membedakan aktivitas pembelian kita dan perusahaan, yaitu pembuatan dokumen bernama PO (Purchase Order).

Baca Juga:
Pahami 2 Metode dalam Mencatat Persediaan Barang Dagang!
PSAK 73 Sewa dan Dampaknya bagi Perusahaan
Pencatatan Dividen dalam Akuntansi
Penting! Jenis dan Bentuk Buku Besar yang Wajib Diketahui

 

 

Untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari, kita tidak perlu membuat PO. Kita hanya perlu pergi ke supermarket atau pasar terdekat dan membeli barang yang kita butuhkan.  Sebaliknya, perusahaan perlu membuat dokumen PO sebelum melakukan aktivitas pembelian apapun.

Baca Juga:
Bagaimana Cara Menghitung Payroll Gaji Karyawan?
Cara Membuat Laporan Keuangan
Stock Opname: Pemahaman dari Sudut Pandang Operasional dan Audit
Bagaimana Cara Membuat Jurnal Penutup dalam Siklus Akuntansi?

 

Mengapa demikian? Mengapa perusahaan harus membuat dokumen PO terlebih dahulu? Bukankah akan lebih efisien dari segi waktu jika perusahaan langsung membeli barang yang diinginkan?

 

Tidak seperti pembelian kebutuhan hidup sehari-hari, perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang tinggi. Dengan demikian, harga yang harus dibayarkan perusahaan untuk aktivitas pembelian ini pun akan jauh lebih tinggi dibandingkan pembelian kita sehari-hari.

 

Setelah PO dibuat dan diberikan kepada supplier, maka PO menjadi kontrak tertulis antara perusahaan dan supplier. PO berfungsi sebagai dokumen yang merekam transaksi pembelian secara detail.

 

 

Untuk memenuhi fungsinya ini, pada umumnya dokumen PO memiliki informasi sebagai berikut:

1.  Nomor PO untuk memudahkan rekapitulasi dan pengecekan PO.
2. Informasi Supplier (Nama, alamat, dan nomor telepon) untuk memastikan bahwa perusahaan melakukan transaksi dengan supplier yang sudah terotorisasi dan bukan supplier fiktif.
3. Nama Barang. Perusahaan melakukan pembelian dengan frekuensi yang tinggi, sehingga nama dan detail barang yang dibeli pada satu waktu harus tertera dalam PO.
4. Kuantitas yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini akan mencegah terjadinya pembelian berlebih.
5. Harga. Pada umumnya, perusahaan memiliki database berisi supplier dan harga barang yang ditawarkan. Harga yang tertera pada PO akan memberikan informasi apakah harga yang dikenakan atas barang/jasa sesuai dengan database yang dimiliki perusahaan. Hal ini akan mencegah pengenaan harga yang lebih tinggi maupun lebih rendah dari seharusnya.
6. Pajak
7. Tanggal Pembelian yang memudahkan perusahaan dalam membuat spending report dan melakukan prediksi (forecasting) biaya. Informasi ini juga dapat mencegah perusahaan melakukan pembelian berlebih atas barang yang sudah pernah dipesan sebelumnya (duplicate payment).
8. Tanggal Pengiriman Barang yang memudahkan perusahaan untuk mengetahui kapan barang akan dikirimkan dan mempersiapkan personel untuk menerima serta melakukan pengecekan atas barang yang dipesan.
9. Approval, bukti approval atau persetujuan yang terdapat dalam PO menjadikan PO salah satu dokumen pengendalian internal dalam perusahaan. Approval memberikan bukti bahwa transaksi pembelian yang dilakukan sudah sesuai kebutuhan dengan harga dan kuantitas yang tepat. Dengan dibuatnya dokumen PO, risiko tindak kecurangan dalam siklus pembelian perusahaan dapat diminimalisir.

 

 

Pemberian nomor PO memudahkan perusahaan dalam membuat rekapitulasi PO. Rekapitulasi PO yang terstruktur dengan rapi dapat membuat manajemen perusahaan membuat keputusan berbasis data (data-drived decision making) dengan lebih tepat dan terarah.

 

Berbicara dalam lingkup perusahaan, tentu segala bentuk keputusan yang diambil manajemen menjadi sangat krusial. Selain keputusan, perusahaan juga dapat melakukan pengendalian biaya (cost control) dan prediksi (forecasting) terkait kegiatan operasional.

 

Sebagai contoh, perusahaan dapat memprediksi berapa unit yang akan diproduksi di periode selanjutnya dengan mempertimbangkan berapa unit yang dibutuhkan dalam produksi periode ini, dan informasi yang menyokong aktivitas prediksi tersebut terdapat dalam PO. Sedikit kesalahan dalam keputusan dan prediksi manajemen dapat memberikan dampak yang cukup signifikan terhadap kegiatan operasional.