Stock Opname: Pemahaman dari Sudut Pandang Operasional dan Audit



Manajemen Persediaan (Inventory Management) merupakan salah satu aktivitas paling krusial yang dilakukan oleh perusahaan, tanpa memandang lini bisnis perusahaan tersebut. Pada dasarnya, manajemen persediaan adalah proses yang dilakukan untuk memeriksa dan memantau arus pergerakan persediaan dalam supply chain perusahaan. Implementasi manajemen persediaan merupakan salah satu prosedur internal kontrol yang dapat dilakukan dalam rangka memperoleh nilai persediaan yang akurat dan mencegah tindak kecurangan dalam siklus persediaan.


Salah satu bentuk manajemen persediaan adalah perhitungan fisik persediaan, atau lebih dikenal dengan sebutan Stock Opname. Sesuai namanya, perusahaan akan melakukan perhitungan fisik persediaan dan membandingkannya dengan catatan persediaan (inventory records). Dengan Stock Opname, perusahaan dapat mengetahui deviasi antara jumlah persediaan yang sebenarnya dengan catatan persediaan. Pada umumnya, catatan persediaan diperoleh dari Sistem Informasi Akuntansi yang digunakan. Sehingga, deviasi yang ditemukan pada saat Stock Opname dapat digunakan sebagai dasar untuk melakukan perbaikan pada Sistem Informasi itu sendiri.


Perusahaan dapat melakukan Stock Opname baik secara perpetual maupun periodik. Pada sistem perpetual, perusahaan memantau arus pergerakan persediaan secara terus menerus. Sedangkan pada sistem periodik, perusahaan melakukan perhitungan persediaan hanya dalam interval tertentu (contoh: per minggu, per bulan, maupun per kuarter). Beberapa perusahaan memilih salah satu dari sistem tersebut, namun tidak sedikit yang memilih untuk mengimplementasikan keduanya.


Sistem perpetual memungkinkan perusahaan untuk memperoleh informasi dan melakukan analisa setiap saat, sehingga dapat merespon perubahan dengan lebih terarah. Di sisi lain, dengan sistem periodik, perusahaan dapat memperoleh informasi mengenai ROP (Re-Order Point). Sehingga, mengimplementasikan keduanya dapat memberikan nilai tambah (value added) terhadap proses manajemen persediaan.


Perkembangan di dunia teknologi memberikan kontribusi pada proses Stock Opname, dimana proses Stock Opname dapat dilakukan dengan menggunakan bar code atau RFID Tags untuk meningkatkan efisiensi proses Stock Opname. Hasil yang diperoleh kemudian diintegrasikan dengan WMS (Warehouse Management System) dan menjadi dasar dalam pengendalian dan perencanaan persediaan.

 

Terdapat 2 (dua) metode yang dapat digunakan dalam melakukan Stock Opname, yaitu:

  • ABC Analysis dimana persediaan akan dibagi menjadi 3 (tiga) kategori: A, B, dan C. Kategori dalam ABC Analysis dibagi berdasarkan substansi, dimana kategori yang paling substansial atau penting (high importance) akan ditempatkan pada kategori A. Sehingga, kategori B terdiri dari persediaan yang tergolong moderately important dan kategori C adalah persediaan yang tidak begitu substansial (least important). Penilaian atas substansi persediaan tidak hanya diperoleh dari value persediaan, namun juga kontribusi persediaan tersebut terhadap laba tahunan (annual profit).

    Dengan ABC Analysis, perusahaan hanya akan memusatkan perhatian pada kategori A (persediaan dengan nilai yang signifikan), sehingga lebih efektif dan efisien dari segi waktu dan tenaga.

    ABC Analysis dibuat berdasarkan Pareto Law terkait konsep 80-20. Dengan konsep ini, 20% dari total persediaan akan diklasifikasikan ke dalam kategori A, 30% untuk kategori B, dan 50% untuk kategori C. Dengan klasifikasi ini, perusahaan dapat berfokus pada ketersediaan barang (stock availability) yang lebih dibutuhkn konsumen dan menghindari kesalahan yang material.

     
  • CVA (Critical Value Analysis) yang memusatkan perhatian pada item kategori C. Berbeda dengan ABC, perhitungan persediaan CVA dilakukan berdasarkan tingkat habisnya persediaan (stockout rates). Stockout sendiri didefinisikan sebagau kondisi dimana barang tidak tersedia atau tidak dapat memenuhi kebutuhkan konsumen. Dengan CVA, perusahaan dapat berfokus pada gangguan pada sistem persediaan yang berpotensi menimbulkan biaya finansial yang cukup besar.

    Pada metode CVA, persediaan akan dibagi ke dalam 5 (lima) kategori, yaitu:
    1. Top Priority Inventory yang berisi persediaan yang begitu substansial dan tidak diperbolehkan adanya stockout dalam persediaan kategori ini.
    2. High Priority Inventory yang berisi persediaan yang cukup substansial dan masih diperkenankan untuk memiliki stockout.
    3. Medium Priority Inventory yang memiliki stockout dari waktu ke waktu.
    4. Low Priority Inventory yang memiliki stockout dalam jumlah yang cukup besar.
    5. Lowest Priority Inventory yang memiliki stockout dalam jumlah yang masiv.

 

Stock Opname dari Perspektif Audit

Tidak hanya dilakukan oleh perusahaan, Stock Opname juga dilakukan oleh auditor dalam pelaksanaan proses audit suatu perusahaan. Esensinya, audit adalah proses menilai kewajaran laporan keuangan perusahaan. Persediaan adalah salah satu elemen dalam laporan keuangan, sehingga penting bagi auditor untuk menilai kewajaran persediaan sebagai salah satu proses menilai kewajaran laporan keuangan secara keseluruhan. Salah satu prosedur audit yang dapat dilakukan untuk akun persediaan adalah Stock Opname, yang krusial untuk menguji asersi audit Existence and Occurence.

Beberapa tahun belakangan, beberapa perusahaan menggunakan teknik statistical sampling untuk menentukan nilai persediaan. Pada kondisi seperti ini, auditor harus memastikan metode statistik yang digunakan dapat diandalkan dan menghasilkan informasi nilai persediaan yang sama dengan Stock Opname. Auditor harus melihat langsung proses perhitungan fisik persediaan untuk memastikan efektivitas perhitungan yang dilakukan. Apabila proses Stock Opname dilakukan dengan menerapkan konsep sampling, maka auditor harus memastikan bahwa sampling tersebut valid secara statistik.

Di beberapa kasus, auditor dapat melakukan Stock Opname di tanggal selain tanggal pelaporan keuangan. Sehingga, auditor perlu menjalankan prsedur audit alternatif lain untuk memastikan bahwa perubahan atau pergerakan pada akun persediaan sudah dicatat sebagaimana mestinya. Selain itu, persediaan perusahaan juga dapat berada di bawah pengawasan pihak ketiga dan auditor perlu menjalankan prosedur alternatif berupa konfirmasi pihak ketiga.

 

Pentingnya Stock Opname

Persediaan merupakan salah satu elemen yang signifikan dalam laporan keuangan, terutama untuk perusahaan manufaktur dan retail. Persediaan adalah sumber pendapatan dan arus kas perusahaan, sehingga dapat dikatakan, persediaan memegang kunci atas posisi keuangan dan performa perusahaan. Penelitian membuktikan rendahnya rasio persediaan terhadap penjualan memiliki korelasi positif dengan profitabilitas. Hal ini disebabkan perlakuan akuntansi atas persediaan yang mengurangi Harga Pokok Penjualan. Sehingga, semakin banyak nilai persediaan, semakin kecil Harga Pokok Penjualan, dan semakin besar laba kotor (gross profit) perusahaan. Dengan demikian, dibutuhkan nilai persediaan yang akurat untuk memperoleh nilai profit yang akurat pula.

 

 


< All Blog

Dapatkan solusi kebutuhan Anda

Apapun kebutuhan Anda baik perusahaan besar, kecil, atau pribadi ada solusinya. Konsultanku bermitra dengan berbagai praktisi profesional berkualitas dengan beragam keahlian. Urusan pajak, keuangan, akuntansi, manajemen SDM dan bahkan hukum bisnis jadi lebih praktis sekarang.

Lihat Solusi