Dokumen Purchase Order (PO) tentunya sudah tidak asing lagi dalam proses pembelian barang dan jasa dari suatu perusahaan ke supplier atau vendor. Namun, sebelum Purchase Order dapat diterbitkan, terdapat serangkaian prosedur yang harus dipenuhi, salah satunya ialah menerbitkan dokumen Purchase Requisition (PR). Lantas, apa perbedaan Purchase Requisition (PR) dengan Purchase Order (PO)?

 

 

Definisi Purchase Requisition (PR)

Purchase Requisition atau sering juga disebut sebagai Purchase Request adalah suatu dokumen berbentuk formulir internal perusahaan yang digunakan oleh pegawai perusahaan untuk memberi informasi kepada manajer departemen tentang barang-barang yang mereka butuhkan. Dengan begitu, PR secara singkatnya dapat disebut sebagai formulir permintaan pembelian barang dan jasa.

Baca Juga:
Pahami 2 Metode dalam Mencatat Persediaan Barang Dagang!
PSAK 73 Sewa dan Dampaknya bagi Perusahaan
Pencatatan Dividen dalam Akuntansi
Penting! Jenis dan Bentuk Buku Besar yang Wajib Diketahui

 

Purchase Requisition biasanya merupakan prosedur awal dari Standard Operating Procedure (SOP) Purchasing. Adapun Rincian formulir Purchase Requisition bergantung pada ketentuan masing-masing perusahaan. Namun, terdapat elemen-elemen yang ‘wajib ada’ dalam PR, yakni nama divisi atau departemen yang membutuhkan barang dan jasa, rincian barang dan jasa yang dibutuhkan, estimasi harga barang, dan nama vendor yang menyediakan barang.

 

Setelah PR sudah dibuat, permintaan pembelian akan menunggu persetujuan manajer yang bersangkutan serta manajer keuangan. Bisa jadi permintaan tersebut ditolak apabila ternyata dinilai bahwa pengadaan barang atau jasa tersebut tidak dibutuhkan atau karena alasan keterbatasan budget.

Baca Juga:
Bagaimana Cara Menghitung Payroll Gaji Karyawan?
Cara Membuat Laporan Keuangan
Fungsi dan Pentingnya Purchase Order Bagi Bisnis
Stock Opname: Pemahaman dari Sudut Pandang Operasional dan Audit

 

Baca Juga: Laporan Neraca bagi Perusahaan dan 3 Komponen Penting di Dalamnya

 

Purchase Request berguna untuk menghindari terjadinya pemesanan ganda. Selain itu, PR diperlukan untuk menjadi dasar pembuatan Purchase Order (PO). Dengan memiliki SOP Purchasing yang baik, dapat terwujud tata kelola perusahaan yang akuntabel.

 

 

Mengenal Purchase Order (PO)

Setelah manajer keuangan menyetujui pembelian barang yang tertera dalam Purchase Request, barulah dibuat Purchase Order (PO). Biasanya, PO dibuat oleh divisi pengadaan barang atau purchasing.

 

Formulir Purchase Order umumnya berisi nomor PO, identitas perusahaan (nama, alamat, kontak), rincian barang yang dipesan, harga tiap unit barang, waktu dan metode pengiriman barang, serta metode pembayaran.

 

Alur pembuatan PO, yakni setelah PR disetujui, divisi purchasing akan menghubungi vendor atau supplier untuk memastikan ketersediaan barang dan jasa yang hendak dipesan. Pada umumnya, apabila barang atau jasa tersebut tidak dimiliki oleh vendor atau supplier rekanan perusahaan, maka divisi purchasing akan melakukan proses sourcing atau mengadakan tender untuk mencari barang dan jasa tersebut.

 

Pada tahap ini juga, divisi purchasing akan melakukan negosiasi harga dan termin pembayaran kepada calon supplier atau vendor. Selanjutnya, setelah menentukan supplier atau vendor, barulah perusahaan membuat Purchase Order sebagai bentuk formal perintah pembelian dari perusahaan kepada supplier atau vendor yang dipilih.

 

 

Perbedaan Purchase Requisition dengan Purchase Order

Berdasarkan pembahasan mengenai Purchase Requisition dan Purchase Order di atas, maka dapat disimpulkan bahwa Purchase Requisition merupakan bagian dari SOP Purchasing perusahaan yang keberadaannya menjadi dasar penerbitan Purchase Order.

Baca Juga: Catatan atas Laporan Keuangan bagi Perusahaan

 

Pada tahap penerbitan PR, rincian permintaan barang termasuk harganya masih dapat direvisi baik oleh para manajer yang berwenang. Lain halnya dengan PO yang jika sudah dibuat dan dikirim ke supplier, maka kecil kemungkinan untuk mengubah rincian pemesanan karena sudah disetujui dan ditandatangani kedua belah pihak (perusahaan dan supplier atau vendor).

 

Nah, sekarang Anda sudah memiliki pemahaman tentang Purchase Request dan Purchase Order. Jadi, meskipun dua-duanya sama-sama didahului kata ‘purchase’, nyatanya kedua hal tersebut memiliki perbedaan yang signifikan, ya.