Faktur Tagihan: Penjelasan Fungsi, Jenis, dan Komponennya
Faktur tagihan merupakan salah satu dokumen yang harus dibuat perusahaan, gunanya adalah untuk melakukan penagihan pembayaran atas penjualan kredit kepada pelanggan. Di samping itu, dokumen yang satu ini juga memiliki fungsi penting sebagai alat bukti penjualan kredit yang dilakukan oleh perusahaan. Untuk penjelasan yang lebih detail,berikut Konsultanku akan membahas faktur tagihan perusahaan secara lengkap!
Apa itu Faktur Tagihan?
Seperti yang telah dibahas sebelumnya, faktur tagihan adalah dokumen yang perusahaan gunakan— baik perusahaan jasa maupun perusahaan lainnya—- sebagai pernyataan penagihan kepada pembeli. Faktur tagihan berisi informasi detail terkait transaksi pembelian yang dilakukan. Informasi yang dimaksud antara lain mencakup rincian item yang dibeli, harga satuan, total harga, serta detail tanggal pembelian.
Faktur tagihan (invoice) biasanya dibuat dalam tiga rangkap. Lembar yang pertama diperuntukan bagi pembeli yang telah melunasi tagihan, lembar salinan untuk arsip bagian penjualan, dan lembar ketiga sekaligus terakhir digunakan sebagai laporan bidang keuangan. Lembar faktur tagihan merupakan bukti penjualan yang dilakukan secara kredit.
Baca Juga:
Perbedaan Customer, Consumer, dan Client
Inilah Jobdesk Supervisor yang Perlu Anda Ketahui
Surplus vs Defisit Bagi Perekonomian
6 Faktor Pengaruh Tingkat Konsumsi Masyarakat
6 Fungsi Faktur Tagihan
Seperti penjelasan di atas, faktur tagihan digunakan untuk menagih pembelian yang dilakukan oleh konsumen. Namun berikut ini kegunaan lain faktur tagihan yang dijelaskan secara lebih terperinci :
-
Memberikan informasi tentang barang/jasa yang dibeli oleh konsumen.
-
Memberikan informasi besarnya tagihan dan termin pembayaran yang harus dilakukan konsumen.
Baca Juga:
Perusahaan rintisan tawarkan bantuan laporan pajak
Bantu Pemerintah, Startup Ini Tawarkan Jasa Penghitungan Pajak
Platform Konsultanku Optimistis Dorong Penerimaan
Mau tau cara menghemat pajak bisnis kamu?
-
Sebagai rujukan yang absah jika barang/jasa yang tercantum akan dijual lagi ke pihak lain.
-
Sebagai rujukan yang absah saat menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan.
-
Pada kasus tertentu, invoice dapat digunakan sebagai rujukan yang absah sebagai faktur pajak.
-
Menjadi rujukan jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang/perhitungan total tagihan.
Jenis-Jenis Faktur Tagihan
Pada praktiknya, terdapat beberapa jenis faktur tagihan yang sering digunakan oleh perusahaan, mulai dari faktur tagihan biasa, tagihan proforma hingga tagihan konsuler. Simak penjelasan berikut untuk informasi lebih lengkap!
1. Faktur Tagihan Biasa
Sesuai namanya, faktur tagihan biasa merupakan jenis faktur tagihan paling sederhana. Jenis dokumen faktur yang satu ini paling sering digunakan saat bertransaksi dibanding faktur tagihan lainnya, misalnya seperti rincian item, jumlah item yang dibeli, harga, dan harga total.
2. Faktur Tagihan Proforma
Jenis faktur yang kedua adalah proforma. Faktur tagihan proforma sendiri merupakan faktur tagihan yang sifatnya sementara. Faktur ini diberikan oleh penjual kepada pelanggan sebelum barang pesanan pelanggan dikirim. Fungsinya adalah sebagai pengganti ketika pengiriman barang dilaksanakan secara bertahap. Ketika seluruh pesanan telah diterima pelanggan, maka penjual akan menyerahkan faktur tagihan biasa untuk menggantikan faktur tagihan proforma.
3. Faktur Tagihan Konsuler
Jenis faktur tagihan yang terakhir adalah faktur tagihan konsuler. Faktur ini merupakan dokumen khusus yang digunakan dalam perdagangan internasional untuk kegiatan ekspor-impor. Pada faktur tagihan konsuler, harus terdapat pengesahan dan persetujuan dari:
-
perwakilan negara yang mengimpor/atase perdagangan,
-
kantor konsuler dan kedutaan besar negara pengimpor yang ada di negara pengekspor.
Komponen Wajib dalam Faktur Tagihan
Usai dengan pengertian dan jenis-jenis faktur tagihan, kita akan memasuki pembahasan tentang komponen dalam faktur. Setiap perusahaan tentu mempunyai perbedaan komponen dalam membuat faktur tagihan. Namun, terdapat beberapa komponen penting yang harus tetap ada dan tidak boleh dihilangkan, misalnya kop, identitas pengirim, detail barang yang dipesan hingga tanggal jatuh tempo.
Kop Faktur Tagihan
Kop merupakan komponen yang wajib ada di dalam faktur dan biasanya diletakkan di bagian atas faktur tagihan. Fungsinya sebagai judul dokumen agar orang yang menerima paham dokumen apa yang diterima.
Identitas Perusahaan Pengirim Faktur
Jika informasi identitas perusahaan dalam faktur tidak terisi, berarti faktur tagihan tidak valid. Adanya identitas akan membuat pelanggan tahu siapa yang mengirimkan faktur. Mereka juga bisa menghubungi perusahaan melalui identitas yang tertera jika memang ada pertanyaan terkait tagihan tadi.
Nomor Urut Faktur Tagihan
Komponen penting pertama adalah nomor urut. Keberadaan komponen ini akan sangat membantu perusahaan dalam mengindex faktur-faktur yang keluar masuk dengan lebih cepat dan akurat. Jadi, jika sewaktu-waktu dibutuhkan, data dalam cloud bisa dengan mudah ditemukan.
Purchase Order
Purchase order juga harus ada dalam setiap faktur tagihan. Purchase order— atau yang sering juga disebut sebagai nomor pembelian— akan memudahkan perusahaan dalam mengecek kesesuaian barang yang dikirim dan ditulis di faktur penjualan. PO seringkali tertukar dengan Purchase Requisition. Untuk itu, sebelum membuat faktur tagihan, pastikan untuk mengetahui perbedaan Purchase Requisition dan Purchase Order, ya.
Tanggal Faktur dan Tanggal Jatuh Tempo
Tanggal jatuh tempo bukan sekadar formalitas, melainkan komponen penting yang membantu pelanggan untuk mengetahui batas waktu pembayaran. Tanggal ini juga bisa menjadi bukti jika sewaktu-waktu terjadi selisih pendapat antara pihak penjual dengan pelanggan mengenai tanggal pembayaran.
Detail Barang
Anda wajib memasukkan detail barang agar pelanggan bisa mengecek apakah barang yang ditulis sesuai dengan yang dikirimkan dan dimasukkan dalam faktur penjualan.
Ketentuan Pembayaran
Pada tiap transaksi, ada baiknya jika penjual memberikan ketentuan pembayaran untuk menghindari konflik pada saat pembayaran. Komponen yang satu ini bisa merujuk pada jenis pembayaran yang tersedia, diskon pembelian, ataupun denda yang bisa muncul karena pembayaran lebih cepat atau jatuh tempo.
Rincian Biaya-Biaya
Sesuai namanya, pada komponen ini akan disebutkan rincian biaya yang dikeluarkan saat terjadi transaksi pembelian, mulai dari biaya per unit, sub total, biaya pengiriman, biaya pajak hingga total biaya yang harus dibayarkan.
Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan mengenai faktur tagihan di atas, dapat diketahui bahwa faktur tagihan adalah dokumen penting dalam proses penagihan pembayaran dan pencatatan penjualan perusahaan. Dokumen ini tidak hanya sebagai alat bukti transaksi penjualan kredit, tetapi juga memiliki beberapa fungsi krusial dalam bisnis. Fungsi utamanya termasuk memberikan informasi rinci tentang barang/jasa yang dibeli oleh pelanggan, mengatur besarnya tagihan dan jatuh tempo pembayaran, serta berperan sebagai rujukan yang sah dalam pembukuan keuangan perusahaan.
