Mengenal PO: Fungsi dan Pentingnya Purchase Order bagi Bisnis



Bagi Anda yang familiar dengan dunia bisnis tentunya sering mendengar istilah purchase order atau yang biasa disingkat PO. Biasa disebut faktur pembelian atau pesanan pembelian, dokumen ini memegang peran yang penting dalam skema bisnis. Apabila invoice merupakan tanda pembelian yang dikirim penjual kepada pembeli, maka purchase order (PO) merupakan surat tanda pembelian yang berasal dari pihak pembeli dan dikirim ke pihak penjual/distributor.
 

Pengertian Purchase Order (PO) 

Purchase order adalah dokumen yang berisi rincian pembelian atau permintaan atas produk yang dikirim dari pihak pembeli kepada pihak penjual/distributor. Semakin spesifik pesanan produk, maka semakin banyak rincian yang disertakan dalam PO. Rincian produk yang detail dan spesifik dapat berpengaruh pada keefektifan kegiatan pemesanan.

 

Purchase order (PO) berperan sebagai kontrak kesepakatan antar penjual dan pembeli yang terlibat. Untuk meminimalisir risiko dalam proses transaksi, maka peran PO sangatlah penting. 


Komponen Purchase Order (PO)

  1. Identitas Pemesan
    Identitas yang dicantumkan dalam PO mencakup: nama pemesan, nama perusahaan, nomor telepon pemesan, nomor telepon perusahaan, dan alamat email yang dapat dihubungi.

  2. Rincian Pemesanan
    Rincian pemesanan membantu untuk meminimalisir adanya kesalahan dalam menyalurkan pasokan barang. Rincian pemesanan mencakup alamat pengiriman, alamat penagihan, dan tanggal pengiriman yang diinginkan

  3. Rincian Produk
    Semakin rinci produk, semakin baik pula untuk keefektifan transaksi pembelian. Dalam rincian produk, terdapat keterangan nama produk, variasi produk, kuantitas produk, harga produk, serta total biaya yang dibayarkan.

  4. Metode Pembayaran
    Sistem pembayaran yang jelas dan telah melalui kesepakatan antar pihak pembeli dan penjual harus dicantumkan dalam purchase order.
     
  5. Pengiriman
    Pembeli memiliki hak untuk memilih ekspedisi yang diinginkan untuk pengiriman produk. Pemilihan pengiriman didasari oleh preferensi dan kenyamanan bagi pembeli. Biasanya, kesepakatan pengiriman disepakati bersamaan dengan
    metode pembayaran.

     
  6. Nomor Pesanan
    Nomor pesanan yang ada dalam purchase order dapat mempermudah kedua belah pihak dalam melakukan tracking atas produk yang dipesan. Selain itu, nomor pesanan penting bagi kebutuhan arsip berkas.

     
  7. Syarat dan Ketentuan
    Syarat dan ketentuan transaksi mencakup persetujuan atas kemungkinan kejadian yang dapat terjadi, seperti kompensasi keterlambatan pengiriman, ketentuan angsuran, hingga risiko force majeure.
     

Fungsi Purchase Order (PO)

Banyak pelaku bisnis yang mengabaikan pembuatan purchase order dalam bertransaksi dengan pemasok atau vendor. Namun, dengan membuat purchase order, Anda dapat menghindari risiko penipuan dan mendapatkan rasa aman atas ketersediaan stok produk.

 

Risiko penipuan dalam transaksi dapat dihindari dengan PO karena purchase order berperan sebagai surat perjanjian transaksi yang telah disepakati oleh kedua pihak. Dengan adanya PO, Anda dapat meminimalisir kerugian seperti perubahan harga secara mendadak atau pengurangan kuantitas tanpa pemberitahuan sebelumnya. Dari sisi penjual, purchase order bermanfaat sebagai jaminan pembayaran pihak pembeli dan untuk menghindari terjadinya penipuan oleh pembeli.

 

Manfaat lain yang dapat Anda dapatkan dari pembuatan purchase order adalah rasa aman atas ketersediaan stok produk. Ketika Anda mengajukan PO, pihak penjual dapat mengontrol dan menyimpan stok barang yang telah Anda pesan dan mengirimkannya sesuai tanggal yang telah disepakati. Terlebih apabila produk yang dipesan merupakan produk high-demand, maka purchase order sangat bermanfaat untuk memastikan ketersediaan produk.
 

Pentingnya Purchase Order bagi Bisnis

Setelah menyimak pengertian, komponen, dan fungsi purchase order, tidak dapat dipungkiri PO memiliki peran penting terlebih bagi bisnis yang memerlukan pasokan produk yang banyak dan kompleks. Seringkali bisnis kecil mengabaikan PO karena memiliki keakraban dengan vendor atau supplier. Namun, saat bisnis telah berkembang, transaksi atas dasar keakraban ini sulit dijalankan kendati banyaknya detail atas pesanan yang diminta. Oleh karena itu, peran PO penting sebagai surat perjanjian yang sekaligus menjadi pedoman antar pihak apabila timbul hal yang tidak diinginkan selama proses transaksi.

 

Dukungan perkembangan teknologi memungkinkan purchase order untuk dibuat secara digital. Melalui medium komputer dan internet, Anda dapat meminimalisir risiko kehilangan dokumen dan kesalahan input data. Akibat rentan rusaknya purchase order yang dibuat secara konvensional, maka purchase order digital seringkali dinilai lebih efektif bagi kedua belah pihak yang terlibat. 

 

 


< All Blog

Dapatkan solusi kebutuhan Anda

Apapun kebutuhan Anda baik perusahaan besar, kecil, atau pribadi ada solusinya. Konsultanku bermitra dengan berbagai praktisi profesional berkualitas dengan beragam keahlian. Urusan pajak, keuangan, akuntansi, manajemen SDM dan bahkan hukum bisnis jadi lebih praktis sekarang.

Lihat Solusi