Ini Dia Proses Peramalan (Forecasting) Kebutuhan SDM Perusahaan!

Kalau mendengar kata ‘ramalan’, sering kali yang terlintas di benak kita adalah prediksi nasib, bintang-bintang zodiak, atau ‘ramalan’ yang paling berfaedah: ramalan cuaca besok!

Eits, tunggu dulu. Selain ramalan cuaca, ada satu lagi ilmu peramalan yang tidak kalah penting dengan prediksi cuaca, lho!

Yuk, kenalan dengan peramalan kebutuhan SDM dan cara kerjanya!

Proses Peramalan (Forecasting) Kebutuhan SDM

Peramalan kebutuhan SDM atau forecasting adalah suatu proses dalam ‘meramalkan’ permintaan (demand) dan penawaran (supply) terhadap tenaga kerja atau SDM yang dibutuhkan di masa mendatang.

Ketika merencanakan sekaligus memprediksi kebutuhan Sumber Daya Manusia, wajib hukumnya bagi perusahaan untuk mempunyai ide yang jelas. Ide tersebut harus bisa menggambarkan hal-hal yang dibutuhkan perusahaan di saat ini maupun di masa mendatang.

Maka dari itu, perusahaan perlu memperhatikan perkembangan para karyawannya, apakah saat ini karyawan-karyawan tersebut memiliki skill yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan? Lalu, apakah skill tersebut akan tetap dibutuhkan perusahaan di masa depan?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut lah yang nantinya akan menuntun perusahaan dalam memprediksi atau meramalkan kebutuhan tenaga kerjanya di masa depan, sekaligus menjadi rujukan bagi perusahaan untuk mengambil langkah cerdas nan adaptif dalam mengantisipasi perubahan kondisi di masa yang akan datang.

Cara Kerja Peramalan SDM

Setelah mendapatkan awareness akan pentingnya memprediksi kebutuhan SDM untuk masa depan, perusahaan tentu harus mengambil langkah serius dalam praktiknya.

Sayangnya, metode ramalan yang ‘cocok’ di perusahaan A, belum tentu bisa cocok saat diterapkan pada perusahaan B. Hal inilah yang membuat peramalan kebutuhan SDM cenderung menemukan kesulitan di tengah-tengah praktiknya.

Bagaimana tidak, tiap perusahaan mempunyai karakteristik dan kebutuhan yang berbeda sehingga ramalan kebutuhan tenaga kerja pun juga harus dibuat berbeda-beda sesuai dengan karakter dan kebutuhan masing-masing perusahaan.

Nah, di bawah ini, kami telah merangkum berbagai hal yang dapat menunjang proses forecasting perusahaan Anda, diantaranya mencakup teknik dan langkah-langkah dalam meramalkan kebutuhan SDM!

Teknik Peramalan Kebutuhan SDM

Sebelum melompat lebih jauh ke pemaparan tentang langkah-langkah dalam proses forecasting, pemahaman mengenai jenis-jenis teknik peramalan SDM juga sangat penting untuk diketahui.

Dengan memiliki pengetahuan berbagai macam teknik forecasting, Anda dapat mengetahui teknik apa saja yang sekiranya cocok untuk diaplikasikan pada proses peramalan SDM perusahaan Anda.

Ekstrapolasi

Teknik ekstrapolasi menggunakan data-data terkait tingkat dan jenis perubahan yang pernah terjadi di masa lalu sebagai bahan untuk meramalkan perubahan-perubahan kondisi yang kemungkinan besar akan terjadi atau bahkan terulang di masa mendatang. Hal ini disebabkan adanya pemikiran bahwa kehidupan organisasi akan selalu berulang (kontinum).

Akan tetapi, pada kenyataannya kondisi atau lingkungan justru kemungkinan besar selalu berubah mengikuti zaman. Karena kebiasan inilah, teknik ekstrapolasi hanya cocok digunakan dalam jangka pendek saja. Untuk peramalan atau perencanaan jangka panjang, teknik ini tidak berlaku.

Contoh teknik ekstrapolasi: Jika diketahui bahwa bagian produksi rata-rata menerima satu orang karyawan tiap bulannya sepanjang dua tahun lalu, maka diprediksi terdapat 12 orang karyawan baru di bagian produksi pada satu tahun mendatang.

Indeksasi

Teknik ini berbasis indeks yang isinya informasi mengenai tingkat perkembangan karyawan. Indeks tersebut digunakan untuk mengestimasi kebutuhan SDM perusahaan di waktu yang akan datang. Lebih cocok jika diaplikasikan untuk forecasting jangka pendek karena bersifat konstan.

Contoh penerapan teknik indeksasi: perbandingan rasio antara karyawan produksi dengan hasil penjualan. Misalnya, pada setiap Rp20 juta kenaikan penjualan, departemen produksi memerlukan satu tambahan karyawan baru.

Analisis Statik

Teknik analisis statik menggunakan data statistik untuk memperhitungkan perubahan yang kemungkinan besar merupakan penyebab bergesernya tuntutan terhadap kebutuhan akan sumber daya manusia.

Maka dari itu— berbeda dengan teknik ekstrapolasi dan indeksasi— teknik ini lebih sesuai untuk peramalan jangka panjang karena prediksinya mempertimbangkan pergeseran tuntutan pada SDM sehingga hasilnya akan lebih akurat dalam penggunaan jangka panjang.

Teknik Delphi

Teknik ini membutuhkan partisipasi dan keahlian sekelompok orang (biasanya manajer). Dalam hal ini, para perencana di departemen SDM berperan sebagai penengah dan bertugas menyimpulkan berbagai pendapat serta melaporkan kesimpulan dari pendapat-pendapat para partisipan tersebut.

Laporan inilah yang kemudian dikaji ulang dengan cara mensurvei ulang. Kegiatan-kegiatan tersebut diulang terus-menerus (biasanya empat hingga lima kali survei) sampai para ahli mencapai suatu consensus.

Langkah-langkah dalam Meramalkan Kebutuhan SDM

Menentukan Tujuan Peramalan

Forecasting diperlukan untuk merencanakan masa depan. Makanya, Anda harus mempertimbangkan dan memutuskan terlebih dahulu apa tujuan yang ingin dicapai perusahaan? Lalu, peramalan seperti apa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan?

Kesalahan dalam memutuskan tujuan peramalan akan menghasilkan hasil yang berbeda sehingga keakuratan peramalan akan diragukan.

Mengumpulkan, Menganalisis, dan Mengevaluasi Data yang Diperlukan

Setelah memilih teknik, metode, dan proses yang dapat menunjang pencapaian tujuan perusahaan, barulah Anda lanjut mengumpulkan, menganalisis, dan mengevaluasi setiap data yang diperlukan dalam proses forecasting.

Memilih dan Menguji Metode Peramalan

Setelah data dievaluasi, langkah selanjutnya adalah memilih dan menentukan metode peramalan yang tepat serta faktor keakuratan metode dalam peramalan SDM. Cara yang paling umum digunakan untuk menguji suatu metode adalah dengan mencari dua atau tiga metode yang terbaik, lalu mengujinya pada data historis perusahaan untuk melihat metode atau model forecasting mana yang paling akurat dan cocok diaplikasikan.

Menghasilkan Peramalan

Setelah menentukan metode atau model forecast/peramalan mana yang akan kita gunakan, selanjutnya adalah menghasilkan ramalan yang kita butuhkan.

Memantau Keakuratan Peramalan

Forecasting atau Peramalan merupakan proses yang berkelanjutan. Setelah membuat ramalan, kita harus mencatat kondisi apa yang sebenarnya terjadi, lalu menggunakan informasi tersebut untuk memantau keakuratan peramalan kita. Perlu diketahui bahwa metode peramalan yang terbaik pada masa lalu belum tentu bisa memberikan hasil yang terbaik untuk masa depan. Makanya, kita harus selalu bersiap merevisi metode peramalan seiring dengan perubahan data yang digunakan.