Bahas Lengkap Buku Kas Kecil, Mulai dari Pengertian, Fungsi, Jenis, Metode hingga Contohnya

Sesuai dengan namanya, kas kecil adalah jenis pengeluaran bisnis yang biasanya memiliki nominal kecil. Meskipun nominalnya tidak besar, setiap transaksi kas kecil harus tetap dibukukan. Namun, catatan yang digunakan dalam setiap transaksi kas kecil perlu dibuat terpisah dari buku besar. Sebab, buku kas utama akan menjadi sangat besar dan terbebani karena transaksi kas kecil. Dengan demikian, transaksi ini perlu dicatatkan tersendiri dalam buku kas kecil.

Apa itu Buku Kas Kecil (Petty Cash)?

Buku kas kecil atau petty cash adalah alat yang digunakan untuk mencatat segala bentuk perubahan yang terjadi pada suatu akun yang disebabkan karena adanya transaksi kas kecil. Kas kecil adalah dana yang digunakan untuk pembiayaan operasional perusahaan ataupun hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. Contohnya adalah pengeluaran untuk membeli peralatan kecil, membayar internet, konsumsi rapat, hiburan klien, dan lainnya.

Walaupun nominal dalam transaksi kas kecil jumlahnya relatif sedikit, perusahaan harus tetap melakukan pencatatan terhadap segala jenis transaksi tersebut. Proses pencatatan inilah yang perlu menggunakan buku kas kecil. Dengan adanya buku kas kecil, semua transaksi petty cash dapat terdokumentasi dengan baik dan rapi.

Karakteristik Buku Kas Kecil

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa kas kecil digunakan untuk membiayai hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan dalam nominal kecil. Secara umum, karakteristik petty cash dalam buku kas kecil adalah transaksi kecil yang terjadi setiap harinya mulai awal jam operasional hingga akhir jam operasional. Di samping itu, ada sejumlah karakteristik kas kecil lain, antara lain sebagai berikut.

Pemegang kas kecil dalam perusahaan disebut sebagai kasir kas kecil.
Petty cash digunakan untuk membiayai transaksi kecil dan rutin setiap waktunya.

Baca Juga:
Bagaimana Cara Menghitung Payroll Gaji Karyawan?
Cara Membuat Laporan Keuangan
Fungsi dan Pentingnya Purchase Order Bagi Bisnis
Stock Opname: Pemahaman dari Sudut Pandang Operasional dan Audit
Jumlah kas kecil umumnya telah ditentukan oleh pihak manajemen. Setiap perusahaan akan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai kebutuhan operasional perusahaan tersebut.
Dana kas kecil akan disimpan dalam petty cash box.

Fungsi Pencatatan Kas Kecil atau Petty Cash

Dalam suatu perusahaan, petty cash adalah unsur finansial yang cukup penting. Dengan memperhatikan unsur tersebut, maka perusahaan bisa mencapai manajemen keuangan dengan baik. Tak hanya itu, kas kecil dalam perusahaan juga memiliki sederet fungsi untuk menunjang kebutuhan bisnis Anda. Berikut adalah di antaranya.

Menghindari Terjadinya Alokasi Pembayaran

Fungsi pertama dari pencatatan kas kecil adalah untuk menghindari adanya kesalahan alokasi pembayaran. Perusahaan tentu tidak mungkin mengeluarkan biaya besar pada transaksi kecil atau sebaliknya. Sebab, setiap transaksi dipetakan dalam buku yang berbeda. Artinya, jika transaksi tersebut merupakan transaksi kecil maka akan masuk ke dalam buku kas kecil. Sementara itu, apabila termasuk transaksi besar, maka transaksi tersebut dicatat dalam pembukuan yang berbeda.

Mempercepat Peraturan Insidental

Dalam menjalankan perusahaan, Anda pasti akan menghadapi persoalan yang membutuhkan penyelesaian secara cepat. Dalam kondisi tersebut, manajemen biasanya akan mengeluarkan kebijakan insidental. Dalam hal inilah, pencatatan kas kecil berfungsi sebagai pembantu pengambilan keputusan secara cepat. Dengan adanya pembagian buku kas kecil dan buku kas besar, analisis kebijakan insidental atau kebijakan mendadak yang diperlukan tersebut akan menjadi lebih mudah.

Membuat Pekerjaan Karyawan Lebih Ringan

Kas kecil juga memiliki fungsi lain dalam meringankan beban pekerjaan karyawan. Dengan adanya buku kas kecil, pemetaan dana yang dikeluarkan menjadi lebih jelas. Dengan demikian, karyawan pun akan lebih mudah untuk menganalisis catatan transaksi sebagai bahan laporan keuangan. Selain itu, buku kas kecil juga berfungsi untuk mempermudah pelaporan segala transaksi kepada relasi bisnis ataupun atasannya.

Solusi bagi Masalah Perlengkapan dalam Perusahaan

Terakhir, kas kecil berfungsi sebagai solusi praktis yang dapat menangani masalah pembiayaan perlengkapan di dalam perusahaan. Sebab, biaya perlengkapan dalam perusahaan umumnya relatif lebih kecil dibanding biaya yang lain. Karena nominal pembiayaan yang kecil, tentu diperlukan buku pencatatan yang sesuai, yakni buku kas kecil.

2 Metode dalam Penyusunan Kas Kecil

Setelah mengetahui berbagai fungsi dari pencatatan petty cash, Anda bisa mulai menyusun buku kas kecil untuk mendokumentasikan transaksi dengan nominal kecil dalam perusahaan. Dalam proses tersebut, terdapat 2 metode yang bisa Anda gunakan, yakni metode tetap dan metode tidak tetap.

Imprest Fund System (Metode Tetap)

Metode tetap adalah metode pembukuan kas kecil dengan cara menetapkan besaran dana kas yang sifatnya tetap dan tidak akan berubah. Setiap departemen umumnya memiliki nilai dana kas kecil yang berbeda-beda. Besaran dana kas ini pada dasarnya sudah ditetapkan oleh perusahaan. Secara umum, imprest fund system tetap bekerja dalam prosedur sebagai berikut.

Pemegang kas kecil diberi uang untuk menutup pengeluaran selama 1 periode (mingguan/bulanan)
Tidak ada penambahan saldo pada pertengahan periode
Pada akhir periode jumlah dana kas kecil yang telah dibelanjakan harus diisikan lagi sehingga jumlah dana kas kecil menjadi sama dengan saldo awalnya

Meskipun bersifat tetap, besaran dana tersebut bisa berubah karena beberapa faktor. Misalnya, dana yang ditetapkan ternyata tidak cukup untuk menutupi kebutuhan operasional sebuah departemen sehingga jumlahnya perlu ditambah. Selain itu, besaran dana juga dapat berubah jika dana yang ditetapkan ternyata terlalu banyak untuk operasional sebuah departemen sehingga jumlahnya perlu dikurangi.

Fluctuating Fund System (Metode Berubah-ubah)

Metode berubah-ubah atau fluktuasi adalah metode pembukuan yang menetapkan nilai dana kas kecil sesuai dengan kebutuhan operasional. Saldo kas kecil dalam sistem ini tidak tetap atau fluktuasi sesuai dengan jumlah transaksi kas kecil yang dibutuhkan. Dengan demikian, nominal saldonya akan berubah pada setiap periode sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Adapun cara kerja dalam Fluctuating Fund System, antara lain sebagai berikut.

Pemegang kas kecil diberi uang untuk menutup pengeluaran selama 1 periode (mingguan/bulanan)
Jika terjadi kekurangan dana di tengah periode, dapat mengajukan penambahan dana kas kecil
Pada akhir periode, jumlah dana kas kecil yang telah dibelanjakan harus diisikan lagi. Namun, nominalnya tidak harus sama dengan saldo awal, bisa berkurang atau bertambah tergantung kebutuhan

Dokumen yang Dibutuhkan dalam Penyusunan Kas Kecil

Sebelum Anda menyusun buku kas kecil, Anda perlu memastikan tersedianya sejumlah dokumen yang diperlukan dalam pencatatan. Karena meskipun jumlahnya kecil, pencatatan kas kecil harus dilakukan secara tepat berdasarkan bukti atau dokumen transaksi yang mendukung. Berikut adalah beberapa dokumen yang Anda butuhkan dalam penyusunan kas kecil.

Cek

Salah satu bukti transaksi keuangan yang umumnya digunakan adalah cek. Cek adalah dokumen yang dipakai untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek. Jumlah dana yang bisa dikeluarkan bergantung pada nominal tertera pada cek tersebut.

Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar merupakan dokumen yang berfungsi untuk mempermudah pencantuman pengeluaran kas ke dalam catatan keuangan. Dokumen ini umumnya berguna untuk pembayaran tunai yang tercantum dalam pembukuan dan berguna untuk mencatat kas kecil maupun kas besar dalam akuntansi. Dalam sistem dana kas kecil sendiri, dokumen ini sangat dibutuhkan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pengguna dana petty cash untuk mempertanggung jawabkan pemakaian dana tersebut. Dokumen ini nantinya harus diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. Sebagai bentuk pertanggungjawaban, pengguna kas kecil perlu melampirkan dokumen secara lengkap agar dapat dilakukan pencatatan kas kecil secara akurat.

Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Permintaan pengeluaran kas kecil adalah dokumen permohonan pencairan dana yang dibuat oleh pihak pengguna kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini nantinya akan digunakan sebagai dokumen bukti pengeluaran. Dokumen ini akan disimpan oleh pemegang kas kecil yang sesuai dengan nama pengeluaran dana kas kecil.

Permintaan Pengisian Kembali Kas kecil

Permintaan pengisian kembali adalah dokumen yang umumnya dibuat oleh pemegang kas kecil. Dokumen ini biasanya ditujukan kepada bagian keuangan untuk dibuatkan bukti kas keluar. Dengan dokumen tersebut, pemegang dana dapat meminta pengisian kas kecil kembali pada periode tertentu sesuai dengan sistem yang digunakan perusahaan.

Tips dan Cara Mengelola Kas Kecil

Meskipun nominalnya kecil, petty cash tetap harus dikelola dengan baik. Dengan pengelolaan yang benar, transaksi yang menggunakan dana tersebut pun dapat dicatatkan dengan baik dalam buku kas kecil. Untuk membantu Anda, berikut adalah beberapa tips dan cara mengelola kas kecil dalam bisnis Anda.

Menetapkan batas saldo kas kecil. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan metode kas kecil yang sudah dijelaskan di atas.
Menentukan kasir kas kecil atau orang yang bertanggung jawab dalam pendistribusian uang kas kecil.
Mengisi kembali kas kecil sesuai dengan batas saldo yang telah ditetapkan. Jika saldo kas kecil minim, maka kasir harus mengajukan permohonan pengisian kembali pada financial controller.
Menggunakan kas kecil sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Kasir hanya bisa melakukan pembayaran atas pembelian yang sudah disetujui oleh financial controller. Kasir juga harus membuat bukti pengeluaran yang ditandatangani oleh penerima dana. Setelah itu, transaksi harus dibukukan.

Contoh Pembukuan Kas Kecil

Setelah memahami dasar-dasar buku kas kecil, Anda sudah bisa membuat catatan atau laporan atas penggunaan dana kas kecil. Baik bagi perusahaan besar maupun kecil, pembuatan laporan petty cash memiliki peran yang sangat penting. Untuk membantu Anda memahami tentang pelaporan dana kas kecil, berikut kami berikan contoh pembukuan dana tersebut.

PT Surya Utama memiliki kas kecil dengan metode tetap untuk pengeluaran rutin setiap bulan. Pada tanggal 1 Januari 2023, perusahaan melakukan pengisian kas kecil sebesar Rp3.000.000,00. Selanjutnya pada bulan tersebut, PT Surya Utama melakukan beberapa pembayaran dengan kas kecil. Berikut adalah rincian pengeluarannya.

Pada 3 Januari, membayar tagihan listrik sebesar Rp250.000,00
Pada 5 Januari, membayar tagihan telepon sebesar Rp150.000
Pada 10 Januari, membeli perlengkapan seharga Rp120.000,00
Pada 14 Januari, membeli bahan baku seharga Rp200.000,00
Pada 16 Januari, membayar gaji karyawan sebesar Rp300.000,00

Berdasarkan catatan transaksinya, berikut adalah buku kas kecil yang dapat dibuat.

petty cash, petty cash adalah, kas kecil, kas kecil adalah, buku kas kecil

Kesimpulan

Buku kas kecil atau petty cash adalah alat yang digunakan untuk mencatat segala bentuk perubahan yang terjadi pada suatu akun yang disebabkan karena adanya transaksi kas kecil. Pencatatan tersebut pada dasarnya berfungsi untuk mendokumentasikan transaksi, menghindari terjadinya alokasi pembayaran, mempermudah dalam pengambilan keputusan insidental, meringankan pekerjaan karyawan, dan menangani masalah biaya perlengkapan.

Dalam penyusunan kas kecil, Anda perlu memperhatikan metode penyusunan yang dipilih dan dokumen yang diperlukan. Dengan demikian, Anda dapat menyusun pembukuan kas kecil dengan baik sebagai bentuk pencatatan keuangan yang akurat. Jika merasa kesulitan dalam proses tersebut, Anda bisa memanfaatkan jasa dari Konsultanku untuk membantu Anda melakukan pembukuan laporan keuangan perusahaan Anda.