Fungsi Standard Operating Procedure (SOP) dalam Pekerjaan

SOP yang merupakan singkatan dari Standard Operating Procedure sering disebut dalam bahasa Indonesia sebagai Prosedur Operasi Standar. SOP sebenarnya adalah seperangkat prosedur penyelesaian suatu pekerjaan yang disusun secara kronologis dan sistematis demi mencapai hasil kerja yang efektif dan efisien.

 

SOP memiliki peran sebagai pedoman dalam pekerjaan yang sesuai fungsinya. Dengan adanya SOP, maka pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan rapi, sistematis, serta dapat meningkatkan kualitas pekerjaan. Selain itu, SOP juga memiliki fungsi sebagai alat penilaian kinerja karyawan.

 

Baca Juga:
Perbedaan Customer, Consumer, dan Client
Inilah Jobdesk Supervisor yang Perlu Anda Ketahui
Surplus vs Defisit Bagi Perekonomian
6 Faktor Pengaruh Tingkat Konsumsi Masyarakat

 

Secara lebih rinci, berikut adalah beberapa manfaat dari adanya SOP dalam suatu perusahaan:

1. Pedoman dalam Pekerjaan

Seperti yang tertera dalam pengertiannya, SOP memiliki fungsi utama sebagai pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan. Tahapan dan urutan sistematis yang terdapat dalam SOP dapat menuntun pekerja dalam menyelesaikan berbagai tugas yang diberikan. Adanya SOP juga sangat membantu bagi karyawan baru agar dapat mengetahui aturan serta tugas yang harus ia emban.

Sebagai pedoman, selain dapat mengarahkan kinerja karyawan, SOP juga berperan sebagai acuan untuk mengetahui hal-hal yang tidak boleh dilakukan dalam menyelesaikan pekerjaan. Oleh karena itu, pada umumnya dalam SOP juga tertera reward dan punishment yang berlaku.

Baca Juga:
Perusahaan rintisan tawarkan bantuan laporan pajak
Bantu Pemerintah, Startup Ini Tawarkan Jasa Penghitungan Pajak
Platform Konsultanku Optimistis Dorong Penerimaan
Mau tau cara menghemat pajak bisnis kamu?

2. Pengontrol Kedisiplinan

Karena berisi seperangkat aturan yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan, SOP menjadi berperan sebagai alat untuk mengontrol kedisiplinan dalam lingkup kerja. Melanjutkan dari fungsi sebelumnya, dalam SOP terdapat reward dan punishment yang dapat membuat pekerja menjadi lebih disiplin dalam melaksanakan pekerjaannya.

Kedisiplinan dalam lingkup kerja merupakan hal penting yang berpengaruh pada hasil kerja yang maksimal dan tepat waktu. Terlebih pada perusahaan yang bergerak di bidang jasa, kedisiplinan kerja berpengaruh pada kemudahan dan kecepatan service yang juga memiliki pengaruh terhadap kepuasan pelanggan.

3. Acuan Hukum

Adanya aturan tertulis dalam SOP dapat menjadikannya sebagai bukti aturan yang sah. Apabila terjadi hal-hal yang bertentangan dengan standar prosedur operasional, maka hal tersebut dapat dinilai sebagai kesalahan, dan hukuman yang diberikan pun dianggap adil karena telah tertulis lengkap dalam SOP. sebaliknya, apabila terjadi hal yang tidak diinginkan padahal prosedur telah dilakukan sesuai SOP, akan ada keringanan dalam hukuman yang diberikan.

4. Alat Preventif Hambatan

SOP yang baik tidak hanya berisi tentang prosedur kerja, melainkan berbagai kemungkinan risiko yang mungkin terjadi beserta dengan tindakan penyelesaiannya. Dengan adanya informasi ini dalam SOP, selain dapat membantu pekerja untuk mengetahui langkah penyelesaiannya, juga dapat membantu pekerja untuk menentukan langkah preventif terhadap risiko yang mungkin terjadi.

 

 

Untuk membuat standar prosedur operasi, ada beberapa langkah yang dapat dilakukan, yaitu:

1. Susunan Kerja

Langkah pertama dalam membuat SOP yang dapat dijalankan oleh seluruh pekerja dalam perusahaan adalah meminta kooperasi dari seluruh manajer atau kepala bagian setiap divisi perusahaan. Kerja sama yang dilakukan mencakup menentukan hal-hal dalam divisi masing-masing yang perlu dibahas dalam SOP.

2. Perencanaan Proses Akses

Hal terpenting dalam SOP adalah aksesibilitas. Agar dapat diikuti dengan baik oleh seluruh pekerja, SOP harus dapat diakses oleh seluruh entitas yang diatur didalamnya. Oleh karena itu, pembuatan SOP harus diikuti dengan menentukan dan menyetujui format, membuat berbagai template, serta menentukan cara mengakses SOP tersebut.

3. Riset Karyawan

Untuk membuat SOP yang relevan dan realistis untuk diikuti oleh karyawan, maka perlu diadakan riset berupa wawancara kepada karyawan yang terlibat. Wawancara ini bertujuan untuk mengetahui aktivitas sehari-hari, tugas yang diemban, serta cara kerja mereka baik dalam menyelesaikan pekerjaan individu maupun dalam tim.

4. Pembahasan dan Sosialisasi

Setelah melewati tahap wawancara dengan karyawan dan pemeriksaan tata pelaksanaan kerja, adakan pembahasan dengan pihak terkait seperti para kepala bagian untuk mengolah data menjadi seperangkat aturan untuk diikuti. Setelah itu, adakan sosialisasi mengenai SOP untuk memperkenalkan sekaligus mengumumkan bahwa seluruh poin dalam SOP berlaku untuk dijalankan oleh seluruh karyawan.

5. Pelatihan

Terkadang sosialisasi tidak cukup dalam memperkenalkan SOP. Oleh karena itu, pelatihan dibutuhkan untuk memperkenalkan SOP secara praktikal. Selain itu, pelatihan juga dapat membantu untuk melihat apakah SOP dapat berjalan sesuai harapan.

6. Evaluasi

Terakhir, adakan evaluasi secara berkala untuk melihat apakah adanya SOP menghasilkan hasil yang diharapkan. Evaluasi dilakukan juga untuk mencari tahu apakah ada poin SOP yang harus dihilangkan atau ditambah sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan perusahaan.

 

Setelah membaca bahasan tentang pentingnya SOP dalam bisnis, sudahkah Anda menerapkan SOP yang sesuai dengan lingkungan perusahaan Anda? Sudahkah Anda melakukan evaluasi SOP?

 

Adanya SOP tentu sangat penting bagi kelangsungan bisnis. Selain SOP, laporan keuangan dan pencatatan akuntansi juga tidak kalah pentingnya dalam bisnis.