Cara Kerja Sistem Dana Tetap dan Sistem Dana Tidak Tetap dalam Pembukuan Kas Kecil

Setiap bisnis, baik skala kecil maupun besar, tentu menyadari bahwa manajemen keuangan merupakan hal yang sangat penting. Sebab, pengaturan keuangan yang baik akan memengaruhi operasional dan kelangsungan bisnis Anda. Dalam manajemen keuangan, Anda mungkin mengenal istilah pembukuan sebagai sistem untuk mencatat setiap perubahan dana. Di dalam sistem tersebut, terdapat istilah kas kecil yang terdiri atas dua metode, yakni sistem dana tetap dan sistem dana tidak tetap. Lantas, apa itu sistem dana tetap dan tidak tetap, lalu bagaimana cara kerja kedua sistem tersebut?

 

2 Metode dalam Mencatat Pembukuan Kas Kecil

Dalam sistem pembukuan, Anda mungkin pernah mendengar istilah pembukuan kas kecil atau sistem yang digunakan untuk mencatatkan dana yang disediakan untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Dana tersebut umumnya disebut juga sebagai dana kas kecil.

 

Petty cash atau dana kas kecil merupakan sejumlah kecil uang tunai perusahaan yang digunakan untuk membayar biaya insidental. Ada beberapa contoh transaksi yang biasanya menggunakan dana kas kecil, yaitu membeli perlengkapan kantor, uang makan siang, dan reimbursement.

Baca Juga:
Pahami 2 Metode dalam Mencatat Persediaan Barang Dagang!
PSAK 73 Sewa dan Dampaknya bagi Perusahaan
Pencatatan Dividen dalam Akuntansi
Penting! Jenis dan Bentuk Buku Besar yang Wajib Diketahui

 

Umumnya, perusahaan memang sengaja menyediakan dana kas kecil untuk memudahkan transaksi dengan nominal yang kecil. Transaksi dengan dana kas kecil ini tidak hanya terjadi pada perusahaan kecil saja, melainkan juga terdapat pada perusahaan besar. Sebab, tanpa transaksi tersebut, operasional perusahaan tidak dapat berjalan dengan lancar. Melihat pentingnya keberadaan dana kas kecil, penting bagi Anda untuk mempelajari sistem pembukuan kas kecil untuk pengelolaan dana tersebut

 

Dana kas kecil umumnya dipisahkan dari kas besar dan pengelolaannya diserahkan kepada seorang kasir kas kecil yang akan mempertanggungjawabkan setiap pengeluaran. Pengeluaran atas dana ini pun akan dicatatkan pada proses pembukuan. Dalam proses tersebut, Anda dapat menggunakan 2 metode pencatatan pembukuan kas kecil, yakni dengan sistem dana tetap dan sistem dana tidak tetap.

Baca Juga:
Bagaimana Cara Menghitung Payroll Gaji Karyawan?
Cara Membuat Laporan Keuangan
Fungsi dan Pentingnya Purchase Order Bagi Bisnis
Stock Opname: Pemahaman dari Sudut Pandang Operasional dan Audit

 

Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)

Sistem dana tetap adalah sistem pembukuan kas kecil dengan cara menetapkan besaran dana kas yang sifatnya tetap dan tidak akan berubah. Setiap departemen umumnya memiliki nilai dana kas kecil yang berbeda-beda. Besaran dana kas ini pada dasarnya sudah ditetapkan oleh perusahaan.

 

Meskipun bersifat tetap, besaran dana tersebut bisa berubah karena beberapa faktor. Misalnya, dana yang ditetapkan ternyata tidak cukup untuk menutupi kebutuhan operasional sebuah departemen sehingga jumlahnya perlu ditambah. Selain itu, besaran dana juga dapat berubah jika dana yang ditetapkan ternyata terlalu banyak untuk operasional sebuah departemen yang lebih kecil sehingga jumlahnya dikurangi.

 

Kelebihan dan Kekurangan Sistem Dana Tetap

Pada sistem dana tetap, pencatatan atas setiap pengeluaran biasanya tidak langsung dilakukan. Setiap transaksi kas kecil akan dicatat dalam alat bantu berupa Laporan Kas Kecil (Petty Cash Report) berdasarkan bukti pemasukan dan pengeluaran. Dari laporan ini, Anda akan lebih mudah untuk mengetahui berapa jumlah pengeluaran per akun pada setiap periode. Hal tersebut pun dapat digunakan sebagai alat kontrol dalam penggunaan dana.

 

Kelebihan lain dari sistem dana tetap adalah pengelolaan kas kecil dapat lebih berhati-hati dalam menggunakan dana tersebut. Hal ini dikarenakan dana dalam sistem ini hanya dapat ditambah ketika periode telah berakhir. Selain itu, karena dana yang diisikan kembali setiap awal periode selalu sama, pengelola akan lebih mudah memperkirakan pengeluaran setiap periodenya.

 

Sementara itu, kekurangan dari sistem dana tetap adalah kurang update-nya data saldo kas kecil. Sebab dana hanya dicatatkan ada proses pengisian sehingga saldo kas kecil pun sulit untuk diketahui. Di samping itu, jika ternyata ada kekurangan dana sebelum berakhirnya periode, maka akan menimbulkan masalah karena tidak akan ada penambahan dana di tengah periode.

 

Cara Kerja Sistem Dana Tetap

Dalam sistem dana tetap, perlu diingat bahwa pencatatan pengeluaran kas kecil tidak dicatat langsung saat terjadi pengeluaran, melainkan dicatat ketika terjadi pengisian kembali kas kecil. Secara umum, sistem dana tetap bekerja dalam prosedur sebagai berikut.

1. Pemegang kas kecil diberi uang untuk menutup pengeluaran selama 1 periode (mingguan/bulanan)

2. Tidak ada penambahan saldo pada pertengahan periode

3. Pada akhir periode jumlah dana kas kecil yang telah dibelanjakan harus diisikan lagi sehingga jumlah dana kas kecil menjadi sama dengan saldo awalnya

 

Contoh cara kerja sistem dana tetap adalah sebuah departemen memiliki dana kas kecil sebesar Rp10.000.000,00 dalam satu periode. Ketika di akhir periode, sisa dana kas kecil sebesar Rp2.000.000,00. Kemudian, perusahaan akan mengisi saldo kas sebesar Rp8.000.000,00 agar jumlahnya kembali utuh seperti saldo awal.

 

Contoh Pencatatan Sistem Dana Tetap dalam Pembukuan Kas Kecil

Dalam pembukuan kas kecil, pencatatan sistem dana tetap dapat dilakukan dalam tiga jurnal, yakni jurnal pembentukan, jurnal pengeluaran, dan jurnal pengisian. Dari ketiga jurnal ini, Anda dapat melihat catatan kas kecil dalam satu periode, mulai dari saldo awal, pengeluaran untuk transaksi, hingga pengisian kembali dengan jumlah yang sama dengan pengeluaran agar sesuai dengan saldo awal.

 

 

Sistem Dana Tidak Tetap (Fluctuating Fund System)

Sistem dana tidak tetap atau fluktuasi adalah sistem pembukuan yang menetapkan nilai dana kas kecil sesuai dengan kebutuhan operasional. Saldo kas kecil dalam sistem ini tidak tetap atau fluktuasi sesuai dengan jumlah transaksi kas kecil yang dibutuhkan. Dengan demikian, nominal saldonya akan berubah pada setiap periode sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

 

Kelebihan dan Kekurangan Sistem Dana Tidak Tetap

Pada sistem dana tidak tetap, setiap terjadi perubahan jumlah dana kas kecil, maka akan langsung dibukukan, baik itu penambahan maupun pengeluaran. Karena setiap perubahan dana langsung dicatatkan, Anda dapat melakukan pengajuan pengisian kembali saldo kas dengan mudah dan cepat. Oleh karena itu, sistem ini dianggap lebih efisien dalam pengisian kas kecil.

 

Di lain sisi, sistem dana tidak tetap memiliki kekurangan, yakni terdapat potensi besar terjadinya pemborosan. Dengan proses pengisian kembali saldo yang cepat, pengolahan dana tersebut pun berisiko tidak terkontrol dengan baik. Sebab, pengendalian atas penggunaan dana tersebut hanya didasarkan pada pencatatan jurnal dan kepiawaian kasir selaku pemegang dan pengelola kas kecil.

 

Cara Kerja Sistem Dana Tidak Tetap

Berbanding terbalik dengan sistem dana tetap, besaran dana kas kecil dalam sistem dana tidak tetap dapat berubah-ubah. Hal ini berarti besaran dana bisa berkurang atau bertambah tergantung pada kebutuhan operasional sebuah departemen. Adapun cara kerja dalam sistem dana tidak tetap, antara lain sebagai berikut.

1. Pemegang kas kecil diberi uang untuk menutup pengeluaran selama 1 periode (mingguan/bulanan)

2. Jika terjadi kekurangan dana di tengah periode, dapat mengajukan penambahan dana kas kecil

3. Pada akhir periode, jumlah dana kas kecil yang telah dibelanjakan harus diisikan lagi. Namun, nominalnya tidak harus sama dengan saldo awal, bisa berkurang atau bertambah tergantung kebutuhan

 

Contoh Pencatatan Sistem Dana Tidak Tetap dalam Pembukuan Kas Kecil

Sama seperti sistem dana tetap, sistem dana tidak tetap juga dapat dicatatkan dalam tiga jurnal, yakni jurnal pembentukan, jurnal pengeluaran, dan jurnal pengisian. Dari ketiga jurnal ini, Anda dapat melihat catatan kas kecil dalam satu periode, mulai dari saldo awal, pengeluaran untuk transaksi, hingga pengisian kembali dengan nominal yang tidak harus sama dengan saldo awal. Berikut adalah contoh pencatatannya.

 

 

Kesimpulan: Perbedaan Sistem Dana Tetap dan Sistem Dana Tidak Tetap

Pembukuan kas kecil merupakan sistem pencatatan dana kas kecil yang memiliki 2 metode utama, yakni sistem dana tetap dan sistem dana tidak tetap. Pada sistem dana tetap, kas kecil diisi berdasarkan periode serta jumlah pengisian dan pengeluarannya pun sama. Sementara itu, sistem dana tidak tetap adalah dana kas kecil yang diisi berdasarkan kebutuhan dengan jumlah pengisian dan pengeluaran yang tidak sama.

 

Perbedaan di antara kedua metode tersebut harus Anda perhatikan dengan cermat. Dengan demikian, Anda dapat menyusun pembukuan kas kecil dengan baik sebagai bentuk pencatatan keuangan yang valid. Jika merasa kesulitan dalam proses tersebut, Anda bisa memanfaatkan jasa dari Konsultanku untuk membantu Anda melakukan pembukuan dan penyusunan laporan keuangan perusahaan Anda.