Pengertian Kwitansi, Karakteristik, dan Jenisnya

Dalam proses pembukuan dan penyusunan laporan keuangan, kwitansi memegang peranan yang krusial. Pada laporan keuangan, kwitansi dibutuhkan sebagai bukti atas segala transaksi yang dilakukan oleh perusahaan. Mengingat pentingnya kwitansi bagi pelaporan keuangan perusahaan, berikut kami berikan penjelasan lebih lanjut mengenai kwitansi, mulai dari pengertian, karakteristik, fungsi, jenis-jenis hingga penggunaannya.

Apa itu Kwitansi?

Kwitansi merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti transaksi pembayaran atau penerimaan uang yang telah dilakukan antara penjual dan pembeli. Isi kwitansi meliputi informasi mengenai identitas penjual dan pembeli, jumlah uang dalam nominal dan angka, serta materai yang diperlukan untuk memperkuat aspek legalitas. Kwitansi biasanya ditandatangani oleh penjual dan diterima oleh pembeli sebagai bentuk pengesahan transaksi, dan dapat digunakan sebagai bukti sah jika terjadi masalah hukum terkait pembayaran. Oleh karena itu, penggunaan materai menjadi penting, terutama jika nilai transaksi yang dilakukan cukup besar.

Karakteristik Kwitansi

Sebagai bukti transaksi, kwitansi tentu memiliki karakteristiknya sendiri. Ciri kwitansi yang pertama adalah terdiri dari dua sisi, yaitu sisi luar dan sisi atas bawah. Pada sisi luar kwitansi, di sebelah kiri terdapat sub kwitansi yang berfungsi sebagai tanda bukti bagi penerima uang, sedangkan bagian kanan diberikan kepada pemberi uang sebagai bukti penyerahan dana atau pembayaran.

Karakteristik yang selanjutnya berkaitan dengan jumlah rangkap dalam satu kwitansi. Kwitansi pada umumnya memiliki dua rangkap, yakni rangkap atas dan rangkap bawah. Rangkap atas diberikan kepada pembayar, sedangkan rangkap pada bagian bawah diberikan kepada pembayar sebagai arsip transaksi perusahaan.

Yang terakhir, isi kwitansi meliputi informasi mengenai jumlah uang yang dibayarkan atau diterima dalam angka maupun terbilang, tanggal dan tempat transaksi, serta kolom tanda tangan. Dengan demikian, kwitansi dapat berfungsi sebagai bukti sah transaksi yang telah dilakukan antara pihak pembayar dan penerima uang.

Beda Kwitansi, Nota, dan Faktur

Meskipun kwitansi memiliki karakteristiknya tersendiri, tetapi masih banyak ditemukan kekeliruan dalam membedakan kwitansi dengan nota atau faktur. Meskipun sama-sama merupakan bukti transaksi, ketiganya tentu memiliki perbedaan. Untuk itu, berikut kami berikan pembahasan yang lebih rinci terkait perbedaan antara kwitansi, nota, dan faktur.

Kwitansi

Secara harfiah, kwitansi adalah secarik kertas yang digunakan sebagai bukti penerimaan sejumlah uang yang disetujui kedua pihak, baik penerima dan pemberi. Setiap kwitansi yang beredar dilengkapi nomor kwitansi, nama pemberi uang, jumlah pembayaran (nominal maupun huruf), peruntukkan pembayaran atau transaksi, tempat dan tanggal transaksi, serta tanda tangan dan nama si penerima.

Supaya legalitas makin kuat, dapat ditempelkan meterai Rp10.000. Di atas meterai, ditandatangani kedua belah pihak atau pihak penerima. Nomor kwitansi juga penting agar dapat membedakan antara kwitansi satu dengan lainnya, serta dapat diurutkan berdasarkan waktu transaksi dilakukan.

Faktur dan Nota

Faktur merupakan sebuah dokumen transaksi yang digunakan untuk menghitung jumlah transaksi penjualan. Faktur ini biasanya dibuat oleh penjual dan terdiri dari 3 rangkap. Di mana lembar pertama diserahkan kepada pembeli, lembar kedua disimpan oleh penjual untuk penagihan, dan lembar ketiga akan disimpan ke buku faktur.

Sedangkan pengertian nota tidak jauh berbeda dengan faktur, sama-sama dibuat oleh penjual. Hanya saja biasanya cukup terdiri 2 rangkap. Di mana lembar pertama akan diberikan kepada pembeli. Faktur dan nota hanya digunakan sebagai bukti pembelian saja tanpa meterai.

Fungsi Kwitansi dalam Laporan Keuangan

Pada umumnya, kwitansi digunakan sebagai bukti transaksi dalam menyusun laporan keuangan. Di samping itu, kwitansi juga memiliki fungsi lain yang penting bagi kedua belah pihak. Oleh karena itu, dalam beberapa keperluan, bukti berupa kwitansi wajib disimpan. Berikut adalah beberapa fungsi lain yang dimiliki oleh kwitansi.

Tanda bukti pembeli memberikan uang. Berfungsi sebagai tanda bukti bahwa pihak pembeli telah menyerahkan sejumlah uang baik dalam bentuk cicilan maupun secara tunai sesuai nominal yang disepakati antara keduanya.
Memiliki kekuatan hukum ketika dibubuhi materai. Jika pada suatu kondisi tertentu dibutuhkan dalam persidangan dokumen berupa selembar kertas tersebut sah dan dapat digunakan sebagai bukti.
Digunakan untuk klaim garansi barang. Produk tertentu memiliki jaminan garansi. Untuk proses klaim apabila terjadi kerusakan atau kualitas tidak sesuai deskripsi produk, salah satu syaratnya adalah membawa kwitansi.
Keperluan audit perusahaan. Kwitansi umumnya memiliki lembar copy yang akan disimpan penjual yang nantinya digunakan untuk mencocokkan antara barang terjual dengan nominal uang yang didapat.
Memudahkan pencatatan arus kas dalam pembukuan perusahaan.

9 Komponen yang Wajib Tercantum dalam Kwitansi

Pada umumnya, sebuah kwitansi memiliki format standar dan memuat beberapa komponen utama, yaitu nomor, nama lengkap, nominal transaksi, tanggal transaksi, nama penerima, tujuan pembayaran, stempel perusahaan, tandatangan, dan meterai. Berikut adalah penjelasan lebih lengkapnya mengenai 9 komponen tersebut.

1. Nomor Kwitansi

Nomor ada di bagian paling atas, bisa sebelah kiri atau kanan sesuai format buku yang digunakan. Nomor yang dimaksud adalah nomor kwitansi yang menunjukkan urutan pengeluaran dari catatan atau registrasi sebuah perusahaan. Dari sinilah akan terlihat jelas di urutan nomor berapa kwitansi itu dibuat supaya tidak ada pemalsuan kwitansi oleh pembeli barang. Jika di dalamnya nomor urutannya salah atau tidak sesuai, dapat dipastikan bahwa kwitansi tersebut palsu.

2. Nama lengkap

Nama lengkap ditulis sesuai dengan ejaan yang benar terutama untuk transaksi besar seperti jual beli kendaraan bermotor, tanah atau aset berharga lainnya. Ini penting sekali karena bila tidak lengkap penulisan namanya, maka bila suatu saat ada masalah terkait dengan hal tersebut, buktinya menjadi tidak lengkap.

3. Nominal Transaksi

Tujuan pembuatan bukti transaksi adalah untuk menjelaskan besarnya nominal pembayaran. Nominal dapat ditulis dalam bentuk lambang bilangan rupiah atau mata uang yang digunakan, dan ditambahkan dalam bentuk kalimat. Sehingga dari awal transaksi, semuanya sudah jelas berapa nilai pembayaran yang dilakukan.

4. Tanggal Transaksi

Tanggal terjadinya pembayaran wajib ditulis dalam buku kwitansi kosong dengan benar. Mulai tanggal, bulan dan tahun sehingga jika kemudian hari dibutuhkan pemeriksaan jelas informasinya.

5. Nama Penerima

Nama penerimanya perorangan meski merupakan perwakilan dari sebuah instansi. Contoh pembayaran sekolah, penerimanya adalah bendahara namun atas nama sekolah. Begitu juga dengan perusahaan komersial yang diwakili kasir.

6. Tujuan Pembayaran

Contoh, pembelian barang elektronik pada toko, berapa nominal sesuai harga dan seri atau jenis barang. Sehingga ketika ada komplain terkait barang yang dijual, maka pembeli bisa lebih mudah melakukan klaim garansi produk.

7. Stempel Perusahaan

Cap bisa menunjukkan apakah pembayaran lunas atau merupakan cicilan. Stempel menunjukkan transaksi dilakukan di bawah kewenangan perusahaan sehingga bisa dipastikan bahwa setiap transaksinya valid.

8. Tandatangan

Wajib ada dan harus sesuai dengan kartu identitas untuk transaksi bernilai besar dan yang melibatkan instansi atau perusahaan.Tandatangan penerima nantinya akan dicocokkan pada saat proses audit atau klaim.

9. Meterai

Meterai yang sering digunakan bernilai Rp10.000. Memang tidak selalu ada dalam kwitansi, tetapi penggunaannya terbatas pada transaksi bernilai besar dan memiliki korelasi dengan hukum. Misalnya, pembelian tanah atau kendaraan bermotor.

Format Penggunaan Kwitansi dalam Berbagai Kebutuhan

Ada banyak keperluan menggunakan kwitansi. Paling utama adalah keperluan jual beli barang. Syarat paling mutlak adalah nomor, nama kedua belah pihak, nominal, tujuan pembayaran, tanggal transaksi dan tanda tangan. Di bawah ini adalah contoh penggunaan kwitansi yang benar berdasarkan tujuan transaksinya, antara lain:

1. Kwitansi jual beli tanah dan properti secara perorangan

Kwitansi jual beli tanah adalah dokumen resmi yang digunakan untuk membuktikan adanya transaksi jual beli tanah antara penjual dan pembeli. Dokumen ini berisi informasi terkait identitas penjual dan pembeli, deskripsi tanah yang dijual, jumlah uang yang dibayarkan, dan tanggal transaksi.

Kwitansi jual beli tanah sangat penting dalam transaksi jual beli tanah karena merupakan bukti sah dari pembayaran dan kepemilikan tanah. Dalam beberapa kasus, kwitansi jual beli tanah juga diperlukan untuk memperoleh hak atas tanah, seperti hak atas sertifikat tanah, dan untuk membuktikan kepemilikan atas tanah tersebut.

Proses pembuatan kwitansi jual beli tanah biasanya melibatkan kedua belah pihak, yaitu penjual dan pembeli. Setelah kesepakatan harga dan syarat-syarat lainnya dibuat, maka dibuatlah kwitansi jual beli tanah yang memuat informasi terkait transaksi tersebut.

Kwitansi jual beli tanah harus disimpan dengan baik oleh kedua belah pihak sebagai bukti transaksi tersebut. Selain itu, kwitansi ini juga dapat digunakan sebagai alat bukti dalam persidangan apabila terjadi sengketa terkait transaksi jual beli tanah.

Dalam membuat kwitansi jual beli tanah, perlu diperhatikan bahwa dokumen ini harus mengikuti peraturan perundang-undangan yang berlaku di negara tersebut. Sebagai contoh, di Indonesia, kwitansi jual beli tanah harus memuat informasi yang lengkap dan jelas, serta harus ditandatangani oleh kedua belah pihak.

Format kwitansi jual beli tanah adalah tidak memuat kop, langsung tertera nomor, nama terang, dan tanda tangan. Selain itu, kwitansi jenis ini juga dilengkapi dengan materai yang nantinya digunakan sebagai syarat proses pembuatan sertifikat.

2. Kwitansi toko berskala besar

Kwitansi toko berskala besar adalah bukti pembayaran yang diterbitkan oleh toko yang memiliki skala usaha yang besar dan menjual berbagai jenis barang secara grosir maupun eceran. Kwitansi ini mencantumkan rincian pembelian yang meliputi nama dan alamat pembeli, tanggal pembelian, jumlah barang yang dibeli, harga barang, jumlah total pembayaran, dan tanda tangan dari penjual.

Toko yang berskala besar biasanya memiliki sistem manajemen yang terorganisir dan lebih kompleks dibandingkan toko-toko kecil. Oleh karena itu, kwitansi yang diterbitkan juga harus sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku. Kwitansi ini penting untuk keperluan administrasi toko, terutama dalam hal pencatatan penjualan, perhitungan pajak, dan pelacakan inventaris.

Kwitansi toko berskala besar juga dapat menjadi bukti legalitas transaksi yang dilakukan antara penjual dan pembeli. Sebagai pembeli, Anda dapat meminta kwitansi sebagai bukti pembayaran yang sah dan dapat digunakan sebagai dasar klaim atau pengembalian barang jika diperlukan.

Kwitansi toko berskala besar sering digunakan oleh toko-toko yang menjual barang dalam jumlah besar, seperti distributor, supplier, atau toko-toko yang menjual barang-barang dalam kategori tertentu seperti toko bahan bangunan, toko perlengkapan listrik, atau toko bahan kimia. Kwitansi toko berskala besar juga dapat diterbitkan secara manual atau melalui sistem komputerisasi untuk memudahkan pencatatan dan pengelolaan data penjualan.

Format kwitansi toko berskala besar adalah menggunakan kop yang menunjukkan logo perusahaan. Selain itu, nomor kwitansi sudah otomatis tertera dari sistem. Adapun isi kwitansinya sendiri terdiri dari informasi pembayar, nominal, detail penerima, serta dibubuhkan stempel perusahaan.

3. Kwitansi untuk pembayaran biaya yang diangsur

Kwitansi untuk pembayaran biaya yang diangsur adalah sebuah dokumen tertulis yang berisi bukti pembayaran dari pelanggan yang membayar biaya dalam beberapa cicilan atau angsuran. Kwitansi ini biasanya dikeluarkan oleh perusahaan atau penyedia layanan kepada pelanggan setiap kali mereka menerima pembayaran angsuran.

Dalam kwitansi ini, akan tercantum informasi seperti nama lengkap pelanggan, jumlah biaya yang harus dibayar, jumlah angsuran yang telah dibayar, jumlah angsuran yang masih harus dibayar, tanggal pembayaran terakhir, serta tanggal jatuh tempo pembayaran berikutnya. Kwitansi pembayaran angsuran ini sangat penting karena dapat membantu pelanggan untuk melacak pembayaran yang telah dilakukan dan mengetahui sisa jumlah pembayaran yang harus dilunasi.

Kwitansi pembayaran angsuran juga menjadi penting bagi perusahaan atau penyedia layanan dalam mengelola keuangan mereka dan menghitung jumlah pembayaran yang masih harus dilunasi oleh pelanggan. Selain itu, kwitansi ini juga dapat digunakan sebagai bukti pembayaran jika terjadi perselisihan atau masalah di kemudian hari.

Dalam hal pembayaran angsuran, sangat penting bagi pelanggan untuk selalu meminta dan menyimpan kwitansi pembayaran sebagai bukti pembayaran yang sah. Jika kwitansi tidak diberikan oleh pihak perusahaan atau penyedia layanan, maka pelanggan sebaiknya meminta untuk diberikan kwitansi sebagai bukti pembayaran yang sah.

Contoh dari kwitansi pembayaran angsuran adalah SPP sekolah. Pada SPP sekolah, biasanya sudah terdapat kolom detail skema angsuran yang dibayarkan. Format atau ciri-cirinya antara lain menggunakan kop sekolah, pengesahan dengan tanda tangan pejabat yang berwenang, dan pembubuhan stempel dari instansi terkait.

5 Jenis Kwitansi Berdasarkan Fungsinya

Kwitansi dapat dibedakan menjadi lima jenis yang berbeda sesuai dengan fungsinya masing-masing. Misalnya, ada kwitansi yang berfungsi untuk serah-terima uang dan terdapat juga kwitansi yang fungsinya sebagai cash receipt. Berikut adalah penjelasan lebih rincinya mengenai kelima jenis kwitansi yang dimaksud.

1. Kwitansi Transfer Uang

Jenis kwitansi ini biasanya digunakan dalam dunia perbankan, di mana di dalam kwitansi secara jelas tercantum nomor rekening penerima. Digunakan untuk menjadi alat bukti penerimaan uang dari pihak tertentu. Kwitansi ini merupakan bukti sah telah terjadi aktivitas transfer uang.

2. Kwitansi Transaksi Produk

Kwitansi ini menjelaskan barang apa yang dibeli konsumen lebih detail mengenai nomor seri produk, tipe barang, lalu ada alamat konsumen, serta harga barang. Sesuai dengan namanya transaksi yang satu ini dijadikan sebagai bahan bukti untuk transaksi produk. Jadi pembeli menerima kwitansi pembayaran dan produk yang telah diberikan oleh pihak toko.

3. Kwitansi Serah Terima Uang

Jenis kwitansi ini paling sering digunakan. Pada kwitansi ini menerangkan jumlah uang yang diserahkan kepada seseorang/perusahaan/lembaga, di mana penggunaannya akan dianggap sebagai bukti pembayaran yang sah dan disetujui oleh kedua belah pihak.

4. Kwitansi Bukti Pembayaran

Kwitansi ini umum digunakan dalam jual beli. Bukti pembayaran bisa berupa angsuran/cicilan ataupun lunas. Kwitansi ini umumnya juga menerangkan jumlah uang untuk pembayaran dan informasi si pembayar atau pemberi dana. Jenis kwitansi yang satu ini digunakan setelah melakukan transaksi jual beli. Selain itu untuk jenis yang satu ini juga digunakan sebagai bukti telah melunasi utang piutang.

5. Kwitansi Cash Receipt

Kwitansi yang digunakan dalam lingkungan kerja. Kwitansi ini menerangkan dana keluar atau masuk yang tembusannya akan dilakukan pengarsipan sebagai bukti keuangan saat audit nanti. Untuk jenis kwitansi yang satu ini biasanya digunakan di perusahaan. Fungsinya adalah untuk menjelaskan jumlah dana keluar atau masuk di perusahaan tersebut. Selain itu fungsinya juga untuk bahan arsip dan memudahkan dalam membuat laporan keuangan.

Hal-hal yang Harus Diperhatikan Saat Membuat Kwitansi

Bila ingin menggunakan atau membuat kwitansi untuk kebutuhan transaksi, kamu perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini supaya tidak salah.

Hindari meneken kwitansi kosong agar bukti tanda tanganmu tak disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tak bertanggungjawab. Dengan menggunakan tanda tangan, akan terlihat mana kwitansi asli dan mana yang dipalsukan untuk tindak kejahatan.
Perhatikan juga dalam menulis nama lengkap si penerima maupun pemberi uang.
Tambahkan pula tanda di akhir tulisan, misalnya pada bagian ‘untuk pembayaran'. Tujuannya supaya tidak bisa lagi ditambahkan dengan penjelasan atau kalimat lain di luar transaksi.
Cantumkan nama tempat dan tanggal transaksi yang berdekatan dengan tanda tangan si penerima uang.
Jika nilai transaksi cukup besar dan harus dibubuhi meterai, tanda tangan harus mengenai kwitansi.

Penyalahgunaan Kwitansi: Kasus Kwitansi Kosong

Ada saja praktik atau tindak kejahatan, salah satunya menjual kwitansi kosong. Tujuannya apalagi kalau bukan mengeruk uang. Menggunakan kwitansi kosong agar bisa diisi dengan nilai atau jumlah uang sesuai kehendak si oknum atau pihak tak bertanggungjawab.

kwitansi kosong

Sebagai contoh, kamu diminta membeli laptop oleh perusahaan sebanyak 10 unit. Katakanlah harga asli 1 unit laptop Rp10 juta. Kemudian kamu melakukan mark up atau korupsi yang merugikan perusahaan dengan cara mengisi kwitansi kosong. Mengubah harga laptop menjadi Rp15 juta per unit, sehingga kamu mendapat keuntungan Rp5 juta x 10 unit = Rp50 juta.

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa kwitansi adalah dokumen penting yang digunakan sebagai bukti transaksi pembayaran atau penerimaan uang. Kwitansi dapat digunakan sebagai bukti sah transaksi yang telah dilakukan antara pihak pembayar dan penerima uang serta memudahkan pencatatan arus kas dalam pembukuan perusahaan.

Kwitansi harus disimpan dengan baik dan teliti agar dapat digunakan jika diperlukan pada masa yang akan datang. Sebab, apabila kwitansi hilang, otomatis dokumen yang dapat membuktikan keabsahan transaksi pun juga lenyap. Hal ini tentu akan menghambat berbagai urusan yang berkaitan dengan audit, pembukuan, dan pelaporan SPT Pajak Perusahaan.