Kesalahan Pencatatan Transaksi Perusahaan Dagang dan Tips Menghindarinya

Dalam menjalankan bisnisnya, suatu perusahaan dagang tidak hanya memiliki satu macam transaksi saja, tetapi memiliki berbagai macam bentuk transaksi. Pada artikel ini, kami akan membahas mengenai transaksi perusahaan dagang, mulai dari definisinya, karakteristiknya, akun-akun dalam pencatatannya, serta jenis dan contoh transaksi perusahaan dagang.

Apa yang Dimaksud dengan Transaksi Perusahaan Dagang?

Transaksi perusahaan dagang adalah suatu aktivitas yang dilaksanakan oleh perusahaan dalam menciptakan perubahan posisi dari keuangan perusahaan, misalnya aktivitas membeli, menjual, atau membayar transaksi lainnya. Bentuk akuntansi yang diterapkan dalam perusahaan barang sejatinya tidak begitu memiliki perbedaan dengan perusahaan jasa. Maka dari itu, dapat dikatakan bahwa baik perusahaan barang maupun perusahaan jasa sama-sama tetap mencatat seluruh transaksi yang dilakukan ke jurnal atau buku besar perusahaan dagang secara periodik.

Karakteristik Perusahaan Dagang

Dalam pelaksanaannya, perusahaan dagang mempunyai beberapa macam karakteristik yang membedakannya dengan jenis-jenis perusahaan lain. Pertama, perusahaan dagang pasti memiliki kegiatan utama berupa menjual dan membeli barang. Dua kegiatan tersebut akan berdampak pada masuknya penghasilan dari penjualan. Lalu, karakteristik yang kedua adalah perusahaan dagang akan menghitung harga pokok penjualan terlebih dahulu sebelum mulai melakukan penghitungan terhadap laba dan rugi. Kemudian, ciri-ciri yang terakhir dari perusahaan dagang adalah beban operasionalnya terdiri dari beban administrasi umum dan beban penjualan.

Akun-akun dalam Pencatatan Transaksi Perusahaan Dagang

Pada siklus akuntansi perusahaan dagang, terdapat beberapa macam akun dalam kegiatan pencatatan transaksinya. Akun-akun tersebut mempunyai fungsi masing-masing yang berbeda satu sama lain. Jika suatu perusahaan dagang tidak mempunyai akun-akun tersebut, maka pekerjaan mereka pasti akan jadi tidak begitu optimal. Jadi, apa sajakah akun-akun tersebut?

Akun pembelian, berfungsi sebagai akun yang menampung saldo seluruh transaksi pembelian barang, baik yang berupa transaksi tunai maupun kredit.
Akun retur pembelian dan pengurangan harga, digunakan untuk semua saldo yang berkaitan dengan transaksi retur atau pengurangan harga.
Akun beban angkut pembelian, berfungsi sebagai akun yang menampung semua biaya beban angkut untuk pembelian barang.

Baca Juga:
Bagaimana Cara Menghitung Payroll Gaji Karyawan?
Cara Membuat Laporan Keuangan
Fungsi dan Pentingnya Purchase Order Bagi Bisnis
Stock Opname: Pemahaman dari Sudut Pandang Operasional dan Audit
Akun penjualan, berfungsi mencatat semua transaksi penjualan, baik yang berbentuk tunai maupun kredit.
Akun potongan penjualan, akun terakhir yang digunakan oleh suatu perusahaan dagang.

Jenis-Jenis dan Contoh Transaksi Perusahaan Dagang

Seperti yang sebelumnya telah kami sampaikan, transaksi dagang mempunyai berbagai macam jenis yang berbeda-beda. Semua jenis tersebut mempunyai tugas dan fungsi yang tidak dapat disamakan. Berikut ini adalah jenis-jenis dan contoh transaksi perusahaan dagang.

1. Pembelian Barang Dagangan

Pembelian barang dagangan merupakan sebuah transaksi perusahaan dagang yang terjadi karena adanya pembelian produk dari pihak penyedia barang, seperti toko, perorangan, maupun perusahaan, dan membuat purchase order. Transaksi pembelian barang dagangan dapat dikelompokkan menjadi 2 jenis, yakni tunai dan kredit. Maka dari itu, calon pembeli dapat dibebaskan untuk membeli produk secara tunai maupun kredit.

2. Retur Pembelian & Pengurangan Harga

Contoh transaksi perusahaan dagang yang kedua adalah retur pembelian dan pengurangan harga. Tindakan tersebut merupakan jenis transaksi yang terjadi karena adanya pengembalian produk kepada perusahaan. Pengembalian tersebut biasanya terjadi karena ada barang yang rusak, tidak sesuai, atau cacat.

3. Penjualan Barang Dagangan

Selain transaksi pembelian barang dagangan, dalam transaksi perusahaan dagang, ada juga transaksi penjualan barang dagangan. Transaksi ini terjadi ketika ada kegiatan penjualan barang kepada konsumen, baik itu dibayar secara tunai maupun kredit, yang tercatat pada aplikasi pembukuan online.

4. Retur Penjualan & Pengurangan Harga

Contoh transaksi perusahaan dagang yang keempat adalah retur penjualan dan pengurangan harga. Transaksi yang satu ini sama saja dengan transaksi retur penjualan dan pengurangan harga, tetapi dengan sudut pandang yang berbeda. Pada transaksi retur penjualan dan pengurangan harga, sudut pandangnya adalah dari penjual. Jadi, pihak perusahaan lah yang mengambil barang dagangannya dari pembeli karena ada kecacatan, kerusakan, atau hal lainnya.

5. Potongan Penjualan dan Pembelian

Contoh transaksi perusahaan dagang yang kelima adalah transaksi potongan penjualan dan pembelian. Transaksi ini terjadi apabila perusahaan atau pihak penjual memberikan diskon atau potongan harga produk yang dijual kepada konsumen yang melunasi piutang mereka berdasarkan waktu yang sudah disepakati.

6. Beban Angkut Pembelian dan Penjualan

Contoh transaksi perusahaan dagang berikutnya adalah beban angkut pembelian dan penjualan. Transaksi beban angkut pembelian dan penjualan ini adalah biaya yang ditanggung oleh pembeli atau perusahaan dagang tersebut. Penyebabnya adalah karena sejumlah supplier ada yang tidak menanggung biaya angkut barang dari gudang ke perusahaan. Di sisi lain, biaya penjualan yaitu biaya angkut ketika mengirim barang dagangan ke pembeli dan ditanggung oleh penjual barang dagangan tersebut, Hal inilah yang menyebabkan adanya transaksi beban angkut pembelian dan penjualan di perusahaan dagang.

7. Persediaan Barang Dagang

Contoh transaksi perusahaan dagang berikutnya adalah persediaan barang dagangan. Dalam perusahaan dagang, persediaan barang dagangan adalah barang atau bahan yang perusahaan gunakan untuk penjualan dan kegiatan operasional. Maka dari itu, perusahaan dagang harus mengontrol dan menghitung persediaan barang dagang dengan baik dan teratur.

8. Pembayaran Utang

Pembayaran utang juga merupakan salah satu contoh transaksi perusahaan dagang. Transaksi pembayaran utang bisa terjadi ketika perusahaan meminjam uang kepada pihak lain (seperti bank) dengan tujuan untuk mendapatkan modal usaha. Selain itu, pada umumnya perusahaan dagang memiliki utang akibat membeli barang dagangan secara kredit.

9. Penerimaan Piutang

Jenis dan contoh transaksi perusahaan dagang yang terakhir adalah penerimaan utang. Transaksi ini muncul karena terdapat penjualan secara kredit, sehingga menciptakan adanya piutang. Hal ini menjadi penyebab mengapa sebuah perusahaan dagang harus selalu mencatat transaksi penerimaan utang, yaitu agar tidak terjadi kesalahan dalam pelunasan piutang tersebut.

3 Kekeliruan dalam Pencatatan Transaksi Perusahaan Dagang

Dalam melakukan pencatatan transaksi perusahaan dagang, sering terjadi kekeliruan yang dapat berakibat fatal jika tidak segera diperbaiki. Pada umumnya, kekeliruan tersebut dapat dikelompokkan ke dalam tiga jenis. Jadi, apa sajakah tiga kekeliruan yang sering terjadi dalam pencatatan transaksi perusahaan dagang?

Kesalahan dalam Mencatat Transaksi dan Proses Rekonsiliasi

Banyak pengusaha yang sering mengabaikan laporan keuangan hanya dengan alasan tidak memiliki banyak waktu. Padahal, dengan tidak mencatat transaksi bisnis, laporan keuangan jadi tidak akan sesuai dengan kondisi keuangan perusahaan yang sebenarnya. Laporan keuangan yang tidak sesuai tentu akan menghasilkan efek negatif kepada perusahaan, seperti peringkat kredit menjadi buruk atau pengiriman barang dari supplier menjadi tidak lancar.

Lupa Menyimpan Bukti Transaksi

Kekeliruan pencatatan akuntansi berikutnya adalah sering lupa untuk menyimpan bukti transaksi seperti kuitansi atau nota. Hal ini biasanya terjadi karena hilangnya fokus saat mengerjakan laporan keuangan. Padahal, kuitansi dan nota dapat menjadi bukti yang valid ketika terjadi perbedaan angka pada saat pemeriksaan laporan keuangan. Tak hanya itu saja, kuitansi dan nota juga sangat berguna dalam memudahkan dalam proses audit dan perpajakan.

Tidak Teliti dalam Menghitung

Kekeliruan berupa tidak teliti dalam menghitung tidak hanya terjadi pada pengusaha, tetapi juga dapat terjadi pada akuntan yang sudah berpengalaman. Kesalahan ini sering terjadi ketika akuntan tersebut sedang terburu-buru atau saat lelah sehingga tidak dapat mendeteksi kesalahan tersebut. Kesalahan saat berhitung jika digabungkan dengan kesalahan saat input dan rekonsiliasi akan dapat menjadi kesalahan fatal pada laporan keuangan perusahaan.

Tips Menghindari Kekeliruan dalam Mencatat Transaksi Perusahaan Dagang

Agar kekeliruan tidak sering terjadi dalam kegiatan mencatat transaksi perusahaan dagang, ada beberapa tips yang dapat dilakukan untuk menghindari kesalahan tersebut. Beberapa tips ini sangat layak untuk diterapkan agar pekerjaan Anda jadi makin optimal dan perusahaan Anda dapat terhindar dari segala macam kekeliruan. Jadi, apa sajakah tips-tips yang dapat dilakukan?

1. Rekonsiliasi dengan bank secara konsisten

Proses rekonsiliasi dengan bank perlu dilakukan untuk mengetahui penyebab adanya perbedaan antara catatan perusahaan dengan laporan bank. Selain itu, Anda juga bisa mengetahui jumlah saldo rekening giro pada waktu tertentu. Meski penting untuk dilakukan, perusahaan cenderung melakukannya di akhir bulan atau hanya saat dibutuhkan. Demi menghindari kekeliruan, lakukanlah setiap hari untuk memastikan kalau rutinitas keuangan Anda berada dalam kondisi yang baik.

**2. Menggunakan software pembukuan akuntansi**

Dengan semakin majunya dunia teknologi, Anda dapat memanfaatkannya untuk membantu Anda dalam hal mengatasi kekeliruan dalam melakukan pencatatan transaksi perusahaan dagang. Penyebabnya adalah karena kemajuan teknologi dapat memberikan efek yang besar terhadap banyak hal termasuk dunia akuntansi. Di era sekarang, telah muncul banyak software pembukuan akuntansi yang dapat memberikan solusi terbaik untuk urusan pembukuan karena dilengkapi dengan berbagai fitur yang dapat membantu Anda dalam melakukan pembuatan laporan keuangan.

3. Konsultasi dengan ahli pembukuan akuntansi

Tips yang kedua untuk membantu mengatasi kekeliruan dalam mencatat transaksi perusahaan dagang adalah berkonsultasi dengan ahlinya. Dalam hal ini, ada dua jalan yang bisa ditempuh, yaitu berkonsultasi dengan senior atau atasan, serta menggunakan jasa ahli pembukuan akuntansi untuk membantu Anda dalam membuat laporan. Cara yang pertama bisa lebih mudah membantu dalam waktu lebih cepat. Namun, cara kedua lebih dapat membantu Anda secara maksimal karena dapat memberikan solusi dengan lebih mudah.

Kesimpulan

Pada intinya, transaksi perusahaan dagang terdiri dari berbagai macam jenis yang semuanya memiliki perbedaan dan fungsi masing-masing. Dalam melakukan pencatatan transaksi perusahaan dagang, sering terjadi kekeliruan-kekeliruan yang dapat berakibat fatal jika tidak segera ditangani. Maka dari itu, agar perusahaan Anda dapat terhindar dari segala jenis kekeliruan tersebut, Anda dapat menggunakan jasa konsultasi atau pembukuan laporan keuangan dari Konsultanku agar pekerjaan Anda menjadi makin mudah dan terbebas dari potensi kekeliruan yang tidak diinginkan.